Korrekte Vorstands- und Aufsichtsratskommunikation
Wege zur sicheren Gremienkommunikation im "Brainloop Secure Dataroom"
Die revisionssicheren Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge im Datenraum sorgt für die Einhaltung aktueller Compliance-Vorschriften und Corporate-Governance-Richtlinien
(26.05.10) - Wie der "Brainloop Secure Dataroom" die Board-Assistants bei der Kommunikation mit Vorständen und Aufsichtsräten unterstützt, erfuhren Interessierte in dem Seminar "Wege zur sicheren Gremienkommunikation".
In der kompakten Abendveranstaltung gab Rechtsanwältin Dr. Stephanie Kaufmann einen Überblick über rechtliche Bestimmungen zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Sitzungen in AG und GmbH. Aus der Praxis berichtete Frau Roswitha Wegner, Abteilung "Gesellschafts- und Konzernrecht, Organe" der Ergo, die die Kommunikation mit dem Aufsichtsrat per Datenraum durchführte. Abschließend erhielten die Teilnehmer eine kurze Produktpräsentation.
Die rechtlichen (Compliance)-Rahmenbedingungen haben die Anforderungen an eine korrekte Vorstands- und Aufsichtsratskommunikation in den letzten Jahren erheblich verkompliziert. Um in diesem Umfeld ein sicheres und effizientes Management der Gremienarbeit zu ermöglichen, vertrauen Unternehmen wie der Versicherungskonzern Ergo auf den web-basierten "Brainloop Secure Dataroom".
Die Document Compliance Management-Lösung zur sicheren und nachvollziehbaren Zusammenarbeit erleichtert die Zusammenstellung und Verteilung der Sitzungsunterlagen und Protokolle. Zugleich unterstützt sie die Anforderungen aus dem Aktiengesetz, dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich und dem Transparenz und Publizitäts-Gesetz.
Üblicherweise werden in vielen Rechts- und Vorstandsabteilungen Informationen für Aufsichtsratsmeetings manuell zusammengestellt. Der Versand der Unterlagen für Sitzungsvorbereitungen und -nachbereitungen erfolgt postalisch oder per Kurier.
Der Brainloop Secure Dataroom löst diese Vorgehensweise ab. Sitzungsunterlagen wie Agenda, Beschlussvorlagen, Vortragsschaubilder und Protokolle werden im Datenraum hinterlegt, so dass die Aufsichtsräte die Unterlagen jederzeit weltweit einsehen können. Die gemeinsame, zentrale Ablage, die vereinfachte, sichere Bereitstellung vertraulicher Inhalte und die Protokollierung aller Zugriffe ermöglichen ein effizientes und transparentes Sitzungsmanagement.
Auch die Quartalsberichterstattung an den Aufsichtsrat und seine Ausschüsse kann im Datenraum erfolgen. Aufgrund der revisionssicheren Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge im Datenraum wird für die Einhaltung aktueller Compliance-Vorschriften und Corporate-Governance-Richtlinien gesorgt.
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