Outsourcing/Outtasking

Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtend sein. Deutsche Unternehmen müssen ab dann ausschließlich elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format übermitteln und empfangen.

Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtend sein. Deutsche Unternehmen müssen ab dann ausschließlich elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format übermitteln und empfangen.

Um den Jahreswechsel findet in vielen mittelständischen Firmen das Umräumen der Akten statt - mit der Gefahr, dass nicht mehr benötigte Akten und Belege ungesichert im Keller gelagert werden. Das ist ein klarer Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz, teilt die Aktentreuhand DE GmbH mit. Sie weist darauf hin, dass auch Kellerarchive mit Zugangs- und Zugriffskontrollen versehen werden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen an die Datenschutz­gesetzgebung zu genügen. "Bei eklatanten Verstößen wie beispielsweise der fort­laufenden ungesicherten Aufbewahrung personenbezogener Daten wie Lohn- und Gehaltslisten kann sich der Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstand strafbar machen", warnt Benedikt Steinmetz, Geschäftsführer von Blitzarchiv.

Beim oftmals komplizierten Management ihrer Unterlagen greifen führende Finanzdienstleister zunehmend auf das System von Iron Mountain zurück. Dabei bietet der Spezialist für die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten maßgeschneiderte Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Daten nicht nur archivieren, sondern aktiv verwalten können. Für Finanzdienstleister bedeutet dies eine höhere Kundenzufriedenheit, verbesserte Compliance sowie ein vermindertes Risiko durch Datenpannen. Um ihre Marktdurchdringung zu vergrößern und ihren Umsatz zu steigern, stellen sich Finanzdienstleister zunehmend wachsenden Herausforderungen. Sie expandieren international und versuchen, Kunden durch guten Service zu akquirieren und dauerhaft an sich zu binden. Gleichzeitig gilt es, strengen Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden standzuhalten, umfangreiche gesetzliche Vorschriften einzuhalten sowie Verluste durch ein effizientes Forderungsmanagement zu begrenzen. Dies steigert die Bedeutung der standortübergreifenden Datenverwaltung als auch der entsprechenden Speicher- und Datenverarbeitungsprozesse erheblich. Um solchen Herausforderungen gerecht zu werden, bietet Iron Mountain als globaler Partner ein zuverlässiges System für das Informationsmanagement.

Ein Angebot zu erstellen erfordert viel Zeit und Hingabe. So jedenfalls stellt sich der Alltag eines kleinen oder mittelständischen Handwerksbetriebs dar. Materialpreise müssen recherchiert und alles genauestens kalkuliert werden - eine mühevolle Aufgabe, die nicht selten in einer Absage mündet. Das bedeutet verlorene Arbeitszeit, die keiner bezahlt. Für diesen aufwändigen Bestandteil des Handwerkerdaseins würde sich manch einer eine Lösung wünschen. Die gibt es jetzt, dank Revowerk, einem professionellen Dienstleister für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe, die ihren ungeliebten Papierkram hierhin outsourcen können.

Die Regify-Unternehmensgruppe hat ihren Dienst für die rechtskonforme elektronische Rechnungslegung "regibill" für die Nutzung durch klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) optimiert. Während größere Firmen Registrierung und Versand von PDF-Rechnungen per regibill bei größeren Rechnungsmengen direkt in ihren Dokumentenoutput integrieren, steht kleineren Firmen der "regibill desktop" als Lösung zur Verfügung, die keinerlei Integration erfordert. "Firmen können individuell für jede einzelne Rechnung festlegen, ob sie als e-Rechnung oder papierbasiert versendet wird", führt Volker Schmid, CTO der Regify-Gruppe aus. "Dazu hinterlegen sie in der PDF-Rechnung einfach die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. So wird automatisch der elektronische Versand initiiert."

Mit den Änderungen, die die Bundesregierung für das Jahr 2011 beschlossen hat, kehrt in den meisten Personalabteilungen Verunsicherung ein: Die neuen Vorgaben nach dem ELENA-Verfahren – wie die ausschließlich elektronische Beantragung von Krank-Erstattungen, Mutterschaftsgeld und Beschäftigungs-verboten – sowie das Zahlstellenverfahren führen dazu, dass in vielen Unternehmen ein erhöhter Schulungs- und Zeitaufwand für die Abwicklung der monatlichen Abrechnung eingeplant werden muss.

Reg-E-Mail will mit einem neuen Verfahren für digitale Einschreiben Unsicherheiten sowie technische und bürokratische Hürden im E-Mail-Verkehr beseitigen. Das Verfahren setzt auf dem traditionellen E-Mail-Verfahren – und damit einem bekannten und akzeptierten organisatorischen Ablauf – auf, erweitert es jedoch in einfacher und transparenter Weise um eine elektronische Empfangsbestätigung sowie eine Archivierung des Transaktionsprotokolls. Anwender können auf Zusatzsoftware sowie spezifische Einstellungen verzichten und sind nicht an geschlossene Benutzergruppen gebunden wie bei anderen Anbietern.

Wieder einmal gibt es Änderungen bei den gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing mit dem Ausland. Crossgate hat ihr Portfolio sofort angepasst und bietet ab sofort eine neue e-Invoicing-Lösung, die die Echtzeit-Integration mit Argentiniens Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) beinhaltet. Die vollintegrierte Lösung unterstützt SAP-Kunden bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing in Echtzeit beim Im- und Export.

Die Fiducia IT AG unterstützt ihre Kunden ab sofort bei der Verrechnung und Buchung der abzugsfähigen Vorsteuer. Was bisher viel Handarbeit und das Führen von Excel-Tabellen bedeutete, läuft jetzt mit dem Bankverfahren "agree" automatisch. Vorteile für die Kunden: Ein deutlicher Mehrertrag und Zeiteinsparung durch den Wegfall des bürokratischen Aufwands.

Mit dem neuen regify-Service der Fiducia IT AG können vertrauliche Unterlagen jetzt auch online sicher verschickt werden. Laut Gesetzgeber dürfen Banken ihre Angebote, Verträge oder andere personenbezogene Daten nämlich nicht als normale E-Mail an Kunden oder andere Banken versenden.

Die revisionssichere und GDPdU-konforme Lösung für die E-Mail-Archivierung "eleven Archiving" ist eine eleven-Eigenentwicklung und jetzt als ausgelagerter Managed Service verfügbar. Sie ist laut Anbieterangaben für Unternehmen jeder Größe geeignet.

Iron Mountain erweitert ihr umfassendes Portfolio aus Services und Lösungen für das Informationsmanagement um einen neuen Unternehmensbereich: Geschäftsprozess-Management.