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Überblick über Lizenzen verloren

Publikation zum Thema Rollen und Verantwortlichkeiten im Lizenzmanagement
Viele Unternehmen merken erst im Problemfall, dass sie gar nicht genau wissen, welche Software auf welchen Systemen läuft

(21.05.14) - Die Überwachung vorhandener Lizenzen wird in vielen Unternehmen vernachlässigt: Viele Unternehmen merken erst im Problemfall, dass sie gar nicht genau wissen, welche Software auf welchen Systemen läuft. Die Lösung dafür sind effektive Lizenzmanagementsysteme, für die aber nicht nur unterstützende IT-Lösungen elementar sind, sondern auch der Faktor Mensch. Wenn einzelne Aufgaben des Lizenzmanagements auf hauptamtlich oder nebenamtlich arbeitende Köpfe und Abteilungen (z.B. Einkauf und IT) verteilt werden, ist oft genug eine fehlende Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten dafür verantwortlich, dass der Überblick über die Lizenzen verloren geht.

Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) hat deshalb im Rahmen des Arbeitskreises "Lizenzmanagement" die Verantwortlichkeiten von Lizenzmanagern, Einkäufern, Administratoren, IT-Verantwortlichen sowie externen Providern im Allgemeinen definiert und zudem die Rollen von Softwareherstellern, Rechtsabteilungen und Datenschutzbeauftragten im Spezialfall eines Audits in einer Publikation zusammengefasst.

Zu den Aufgabenbereichen eines Lizenzmanagers gehört typischerweise die Betreuung des gesamten Lizenzmanagementsystems, von der Einführung über die Weiterentwicklung bis zur Schulung und zur Dokumentation. Der Einkäufer sollte beispielsweise für den klassischen Beschaffungsprozess bis hin zum Vertragsabschluss und zur Lieferantenpflege zuständig sein, während der Administrator die zentrale Anlaufstelle für Lizenzschlüssel sowie Datenträger ist und die Einhaltung der Nutzungsrechte überwacht. (BME: ra)

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