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Elektronisches Dokumenten- und E-Mail-Management

Viele Unternehmen sehen mit Sorge, dass sie nationale handels-. und steuerrechtliche Compliance-Regularien wie GdPDU, GoBS, GOB, HGB und AO sowie internationale Vorschriften wie Basel II oder Sarbanes Oxley Act (SOX) erfüllen müssen
VOI Workshop in Magdeburg am 3. November 2009: Welche Aspekte bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung wichtig sind

(14.10.09) - Die E-Mail als Kommunikationsmittel ist aus heutigen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. So erhalten Studien zufolge über 80 Prozent der Unternehmen in Deutschland Kundenanfragen und Angebote per E-Mail zugeschickt. Ebenso finden sich Bestellungen, Rechnungen und Verträge im elektronischen Posteingang.

Die Vielzahl geschäftsrelevanter E-Mails und Dateianhänge wollen effizient bearbeitet, verwaltet und archiviert sein. Die elektronischen Speicher drohen sonst überzulaufen und ein zielgerichteter, rascher Zugriff auf gewünschten Schriftverkehr ist nicht möglich.

Wie Unternehmen ihre E-Mails in den Griff bekommen, soll der Workshop des VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. am 3. November 2009 im Hotel Ratswaage in Magdeburg zeigen. Zielgruppe sind IT-Leiter sowie Verantwortliche und Mitarbeiter rund um das elektronische Dokumenten- und E-Mail-Management in Organisationen, die sich über die Möglichkeiten und Erfordernisse der effizienten E-Mail-Verwaltung informieren wollen oder eine entsprechende Systemeinführung planen.

Den meisten Verantwortlichen in den Unternehmen ist die zunehmende Relevanz der elektronischen Post bewusst. Doch die Verwaltung und Nutzung der wertvollen Informationen macht ihnen zu schaffen. Sie suchen nach Möglichkeiten des logischen Managements und vor allem der einfachen Suche nach E-Mails und deren Anhängen. Ebenso ist es notwendig, E-Mails in die Geschäftsprozesse einzubinden.

Viele Unternehmen sehen ferner mit Sorge, dass sie nationale handels-. und steuerrechtliche Compliance-Regularien wie GdPDU, GoBS, GOB, HGB und AO (Abgabenordnung) sowie vor allem internationale Vorschriften wie Basel II oder Sarbanes Oxley Act (SOX) erfüllen müssen, ihren Geschäftsverkehr per E-Mail aber nicht ausreichend dokumentieren und belegen können.

Dazu Thomas Zellmann, Leiter der VOI-Regionalgruppe Ost: "Es hat sich eine breite Schere aufgetan zwischen dem einerseits durchaus vorhandenen Bewusstsein über die Notwendigkeit eines effizienten E-Mail-Managements, und der Tatsache, dass im Schnitt nur sieben Prozent aller Unternehmen eine entsprechende Lösung produktiv einsetzen. Hier setzen wir mit unseren Workshops an und zeigen auf, wie man Regeln, Strategien und Technologien für das E-Mail-Management zu einem funktionierenden Ganzen zusammenführt."

Der herstellerneutrale VOI-Workshop verdeutlicht an Hand neun kompakter Vorträge konkret, welche Aspekte bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung wichtig sind, wie man sie am besten organisiert, in bestehende Prozesse und Systeme integriert und welche Archivformate zu bevorzugen sind.

Start des Workshops ist 10:00 Uhr, das Ende ist für ca. 16:30 Uhr geplant. In Vorträgen erfahren die Teilnehmer – nach einer ersten Einführung in das Thema – wie das E-Mail-Management organisiert werden kann. Weiter geht es um die Archivierungspflicht, GDPdU und die rechtliche Bedeutung von Signaturen.

Andere Vorträge zeigen auf, wie mittels Portalen der E-Mail-Eingang klassifiziert, Spams aussortiert und wie sich die elektronischen Dokumente in digitale Akten integrieren lassen. Unter dem Titel "Elektronischer Rechnungsaustausch per E-Mail" wird eine praktische Anwendung vorgestellt.

Nach der Mittagspause gibt es einen Expertendialog zu Daten- und Archivformaten für E-Mails. Den Abschluss des VOI-Workshops bilden die Beiträge zu E-Mails im Kontext eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) sowie der Anwenderbericht der Kanzlei Lohbeck & Partner, der das Dokumenten und E-Mail Management in einem Rechtsanwaltsbüro als abschließendes Highlight beleuchtet. (VOI: ra)

VOI: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Markt-Nachrichten

Massiver Datenschutzverstoß
Vierzehn Menschenrechts- und Digitalrechtsorganisationen - darunter auch die Deutsche Vereinigung für Datenschutz e.V. (DVD) - starteten, koordiniert von Liberties, die Kampagne #StopSpyingOnUs, indem sie gleichzeitig in neun EU-Ländern bei ihren nationalen Datenschutz-Aufsichtsbehörden Beschwerden gegen illegale Verfahren der verhaltensorientierten Werbung einreichen. Zu den Ländern, die an der Kampagne teilnehmen, gehören Deutschland, Belgien, Italien, Frankreich, Estland, Bulgarien, Ungarn, Slowenien und die Tschechische Republik. Dies ist die dritte Welle einer Kampagne, die 2018 begann. Die ersten Beschwerden wurden bei den britischen und irischen Datenschutzbehörden eingereicht.
Tausende Briefkastengesellschaften vorgehalten
Seit drei Jahren ermittelt das Bundeskriminalamt im Auftrag der Staatsanwaltschaft München I wegen des Verdachts der Geldwäsche gegen insgesamt drei Beschuldigte. Ab 18.02.2019 erfolgte die gleichzeitige Beschlagnahme von vier Immobilien in Schwalbach am Taunus, Nürnberg, Regensburg und Mühldorf am Inn im Gesamtwert von rund 40 Millionen Euro. Daneben wurde ein Konto bei einer Bank in Lettland mit einem erwarteten Guthaben in Höhe von ca. 1,2 Millionen Euro beschlagnahmt, welches aus der Veräußerung einer weiteren Immobilie in Chemnitz herrührt. Zusätzlich wurde die vorläufige Sicherung von Kontoguthaben bei diversen Banken in Deutschland auf der Grundlage von Vermögensarresten in Höhe von ca. 6,7 Millionen Euro bei zwei beteiligten Immobiliengesellschaften in Deutschland veranlasst.
Korruption: Dunkelfeld weiterhin sehr groß
Das Bundeskriminalamt (BKA) hat 2017 einen Rückgang der Korruptionsstraftaten registriert. Wie aus dem veröffentlichten Bundeslagebild Korruption hervorgeht, nahm die Zahl dieser Straftaten im Vergleich zum Vorjahr um 25 Prozent auf 4.894 ab. Damit wurde 2017 die niedrigste Anzahl von Korruptionsstraftaten seit fünf Jahren gemeldet. Das BKA führt diese Entwicklung unter anderem auf etablierte Compliance-Strukturen in Unternehmen und Behörden sowie auf die damit verbundene Sensibilisierung der Mitarbeiter zurück. Einen Grund zur Entwarnung liefern die Zahlen indes nicht: Nur ein Teil aller begangenen Korruptionsstraftaten wird polizeilich bekannt. Das Dunkelfeld wird weiterhin als sehr groß eingeschätzt.
Organisierte Kriminalität ist transnational
"Die Organisierte Kriminalität hat viele Gesichter und Betätigungsfelder. Damit ist und bleibt das Bedrohungs- und Schadenspotential, das von Organisierter Kriminalität ausgeht, unverändert hoch", so BKA-Präsident Holger Münch bei der heutigen Pressekonferenz im BKA-Wiesbaden zur Vorstellung des Lagebildes Organisierte Kriminalität 2017. Die Gesamtzahl der Ermittlungsverfahren gegen Gruppierungen der Organisierten Kriminalität liegt auf unverändert hohem Niveau: 2017 wurden 572 OK-Verfahren registriert (2016: 563). Rund 1/3 der OK-Gruppierungen ist im Bereich der Rauschgiftkriminalität (36,2 Prozent) aktiv. Damit ist und bleibt Drogenhandel das Hauptbetätigungsfeld von OK-Gruppierungen, gefolgt von Eigentumskriminalität (16,4 Prozent). An dritter Stelle findet sich Wirtschaftskriminalität (11,0 Prozent). Der polizeilich erfasste Schaden lag 2017 bei rund 210 Millionen Euro (2016: rund 1 Mrd. Euro).
Finanzermittlungen der Ermittlungsbehörden
Der FIU-Jahresbericht für das Jahr 2016 verzeichnet mit rund 40 Prozent die höchste Steigerungsrate an Geldwäscheverdachtsmeldungen innerhalb der letzten 15 Jahre. Insgesamt 40.690 (2015: 29.108) Verdachtsmeldungen nach dem Geldwäschegesetz wurden an die FIU übermittelt, der Großteil davon von den Kreditinstituten. Mit 38 Prozent (2015: 32 Prozent) sind die meisten Bezüge zum Deliktsbereich Betrug festgestellt worden. Darunter fallen zum Beispiel auch der Warenbetrug über das Internet und der CEO-Fraud. Durch die Erkenntnisse, die direkt aus den Verdachtsmeldungen gewonnen werden konnten und den anschließenden verfahrensunabhängigen Finanzermittlungen stellten die Ermittlungsbehörden insgesamt Vermögenswerte von rund 69, 8 Millionen Euro sicher. Das sind 10 Prozent mehr als im Vorjahr.

IT-Governance für den Mittelstand Rechtliche Anforderungen an den EDV-Betrieb