Sie sind hier: Home » Markt » Hinweise & Tipps

Regulatorische Vorgaben & Tax-Compliance

Outsourcing: Tipps für den Einsatz externer Scan-Dienstleister
Leitfaden zum Outsourcing von Dokumentenmanagement in Unternehmen

(12.04.16) - Rechnungen, Verträge und andere Dokumente existieren in vielen Unternehmen heute nur noch in digitaler Form. Um auch die digitalen Unterlagen sicher und rechtskonform zu archivieren, kommt häufig ein Enterprise Content Management (ECM)-System zum Einsatz. "Möchte ein Unternehmen beim Dokumentenmanagement Zeit und Kosten sparen, kann es sich lohnen, einen externen Dienstleister zu beauftragen", sagt Bitkom-Experte Frank Früh. "Um den bestmöglichen Partner zu finden, sollte man mehrere Dienstleister gründlich vergleichen und dabei auf einige Aspekte achten."

Was Unternehmen berücksichtigen sollten, wenn sie einen externen Dienstleister mit der Verarbeitung und Archivierung ihrer Dokumente beauftragen, erklärt der neue Bitkom-Leitfaden "Outsourcing von dokumentenbezogenen Prozessen". Expertentipps helfen, sich bei der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister an wichtige technische, organisatorische, vertragliche und rechtliche Aspekte zu halten. Der Leitfaden beschreibt außerdem vorhandene Dienstleistungsangebote und erleichtert so die Auswahl des geeigneten Partners.

Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für das Dokumentenmanagement sollten Unternehmen vor allem diese sieben Aspekte berücksichtigen:

1. Referenzen
Hilfreich kann es sein, sich Referenzen des potentiellen Dienstleisters vorlegen zu lassen und beim Referenzunternehmen selbst nachzufragen. Partner mit Erfahrung versprechen einen reibungsloseren Ablauf beim Outsourcing dokumentenbezogener Prozesse.

2. Zertifizierungen
Zertifizierte Dienstleister garantieren die maximale Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Verarbeitung von Dokumenten. Für die Wahl des richtigen Partners sollte man sich deshalb vorab über seine Zertifizierungen und deren Bedeutung informieren.

3. Regulatorische Vorgaben und "Tax-Compliance"
Hält der Dienstleister maßgebliche regulatorische Vorgaben ein und erfüllt er steuerliche Pflichten? Unternehmen sollten ihre Steuerabteilung oder ihren Wirtschaftsprüfer rechtzeitig in die Wahl des Dienstleisters einbinden, um solche wichtigen Fragen zu klären.

4. Projektorganisation und Ansprechpartner
Ein weiteres Kriterium ist die Projektorganisation des Dienstleisters. Gibt es dort einen festen Ansprechpartner für das eigene Unternehmen? Zentrale Ansprechpartner gewährleisten einen reibungslosen Ablauf und erleichtern so die Zusammenarbeit.

Lesen Sie zum Thema "Outsourcing" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)

5. Anpassung bestehender Prozesse
Das eigene Unternehmen sollte offen für Veränderungen in der internen Organisation sein. Das Outsourcing des Dokumentenmanagements trägt nämlich maßgeblich dazu bei, zusätzliche Ressourcen frei zu machen. Die können dann an anderer Stelle zum Einsatz kommen.

6. Allmähliche Projektumsetzung
Vor allem wenn das Outsourcing-Projekt komplex ist, sollte das Unternehmen sich vornehmen, es zunächst in kleinen Schritten umzusetzen. Nur so ist der reibungslose Übergang von internen in externe Prozesse gewährleistet.

7. Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
Die Interne Revision und der eigene Datenschutzbeauftragte sollten rechtzeitig in die Entscheidungsfindung eingebunden sein. Das vermeidet ungeahnte rechtliche Schwierigkeiten beim Umstieg auf den externen Dienstleister.
(Bitkom: ra)

Bitkom: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>

Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Generationenkonflikt der IT-Security
Unternehmen sind auf die Dynamik und frischen Ideen der jungen Generation angewiesen, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und sich weiterzuentwickeln. Es darf jedoch nicht auf Kosten der IT-Sicherheit gehen. Um diesen Spagat zu meistern, braucht es einen Security-Ansatz, der Platz für Fortschritt schafft, anstatt ihn zu behindern.
Ist NIS-2 zu anspruchsvoll?
Die politische Einigung über das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie NIS-2 und der Stärkung der Cybersicherheit noch vor der Bundestagswahl ist gescheitert. SPD, Grüne und FDP konnten sich nicht auf zentrale Punkte einigen. Damit bleibt über zwei Jahre nach der Verabschiedung der EU-Richtlinie die dringend notwendige gesetzliche Verschärfung aus. Die Umsetzungsfrist wird weiter überschritten
Seit 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen kann plötzlich Rechnungen nicht mehr rechtssicher verschicken. Verzögerte Zahlungen, rechtliche Konsequenzen und möglicherweise ein belastetes Geschäftsverhältnis könnten die Folge sein - und das alles, weil Sie die E-Rechnungspflicht ohne die richtige Software kaum einhalten können.
Compliance: Mehr als Datensicherheit
Neue Regularien und Standards im Bereich Cybersicherheit sorgen dafür, dass das Thema Compliance immer stärker in den Fokus von Unternehmen rückt. Verstöße können zu hohen Bußgeldern und einem massiven Vertrauensverlust führen. Angesichts strengerer Datenschutzregulierungen wie der DSGVO und NIS-2 sowie zunehmender technischer Anforderungen müssen Unternehmen eine klare Strategie verfolgen, um sowohl gesetzliche als auch sicherheitstechnische Vorgaben einzuhalten.
DORA: Neue Standards für den Finanzsektor
Nun müssen Finanzinstitute die Compliance mit der EU-DORA-Verordnung (Digital Operational Resilience Act) nachweisen. Diese Regulierung zielt darauf ab, die digitale Widerstandsfähigkeit des Finanzsektors gegen Cyber-Risiken und operative Störungen zu stärken. Dazu gehören Vorschriften und Richtlinien zu Cyber-Risikomanagement, Datensicherheit, Governance, Ausfallsicherheit und Multi-Cloud-Flexibilität.

FIT für die EU-Datenschutzgrundverordnung? Wichtigste Neuregelungen in der DS-GVO