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Seit 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht

E-Rechnungen: Unternehmen müssen ihre Rechnungsprozesse jetzt rechtssicher und digital gestalten
Drei praktische Tipps, die zeigen, worauf es bei der Umstellung auf E-Rechnungen ankommt

Von Axel Beck, Head of IC Invoice Management and Document Solutions bei der KPS Transformation GmbH

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen kann plötzlich Rechnungen nicht mehr rechtssicher verschicken. Verzögerte Zahlungen, rechtliche Konsequenzen und möglicherweise ein belastetes Geschäftsverhältnis könnten die Folge sein – und das alles, weil Sie die E-Rechnungspflicht ohne die richtige Software kaum einhalten können. So kann dieses Szenario vermieden werden:

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland, die ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland haben. Die Pflicht umfasst sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen, wenn diese zwischen Unternehmen ausgestellt und empfangen werden. Es gibt jedoch Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen, einfache PDF-Rechnungen oder gültige EDI-Formate mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt. Ab 2028 entfallen alle Ausnahmen.

Um die E-Rechnungspflicht rechtzeitig umzusetzen, sollten Unternehmen jetzt aktiv werden und ihre Prozesse sowie IT-Systeme gründlich überprüfen. Insbesondere ist es entscheidend, die gesetzlichen Anforderungen zu analysieren, bestehende Rechnungsprozesse auf digitale Formate umzustellen und notwendige Anpassungen in ihren ERP-Systemen wie SAP vorzunehmen. Die Integration von E-Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder XRechnung stellt eine besondere Herausforderung dar und es sind Anpassungen an bestehenden Systemen erforderlich, um die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen zu unterstützen. Zudem müssen Schnittstellen zu externen Partnern oder Plattformen eingerichtet werden, um den digitalen Austausch von Rechnungen reibungslos zu gewährleisten. Hier sind drei zentrale Aspekte, auf die es bei der Anpassung bestehender Systeme oder der Implementierung neuer oder zusätzlicher Lösungen ankommt.

1. Automatische Validierung
Die automatische Validierung ist ein kritischer Bestandteil des E-Rechnungsprozesses. Eingehende Rechnungen müssen sowohl auf formale Aspekte (vollständig ausgefüllte Pflichtfelder, korrekte Formate, etc.) als auch auf inhaltliche Richtigkeit (Übereinstimmung der Beträge, gültige Steuernummern, etc.) überprüft werden.

Eine automatische Validierung von Rechnungen ist in vielen Softwarelösungen heute schon Standard. Allerdings enthalten manche Lösungen nur grundlegende Prüfmechanismen, die individuell erweitert und angepasst werden müssen. Wer sicher gehen und eine möglichst effiziente Validierung realisieren will, sollte auf Lösungen setzen, die umfassende Prüfmechanismen sowie eine leistungsstarke Automatisierung bieten. Hier können Unternehmen auf Lösungen von spezialisierten Drittanbietern zurückgreifen, die solche Kernfunktionen bieten und sich in SAP integrieren lassen.

2. Umfassende revisionssichere Archivierung
Nicht erst seit der E-Invoicing-Pflicht ist eine revisionssichere Archivierung eine gesetzliche Anforderung. Um Compliance auch der E-Rechnungen mit den Archivierungsvorgaben zu erreichen, muss jede Rechnung manipulationssicher archiviert werden, damit im Falle einer Prüfung lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Die einfache Ablagefunktion, wie sie beispielsweise der SAP Content Server bereitstellt, muss in manchen Szenarien durch spezialisierte Lösungen ergänzt werden, um die strengen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung optimal zu erfüllen. In jedem Fall ist ein solides Enterprise Information Management wichtig, um die Compliance mit den Aufbewahrungspflichten sicherzustellen. Entscheiden sich Unternehmen für den Einsatz von Drittanbieter-Lösungen, sollten diese sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben vollständig abgedeckt werden. Von besonderer Bedeutung ist, dass solche Lösungen standardisierte Schnittstellen bieten, um eine nahtlose Integration in das bestehende SAP-System zu ermöglichen. Eine weitgehende Automatisierung dieser Prozesse trägt zusätzlich dazu bei, Fehler zu minimieren und den Archivierungsablauf effizienter zu gestalten.

3. Künstliche Intelligenz (KI) im Rechnungswesen nutzen
Künstliche Intelligenz wird zunehmend auch im Rechnungswesen eingesetzt. Da hier besonders viele repetitive Aufgaben anfallen, profitieren Unternehmen deutlich durch die Nutzung von KI. Viele Lösungen bieten schon seit einigen Jahren ein hohes Maß an Automatisierung. Dazu zählen Anwendungsfälle wie die automatische Kontierung. Statt manuell in alten Datensätzen nachzuschlagen, um die richtigen Konten zu identifizieren, können heutige Systeme anhand historischer Daten automatisch Vorschläge für die richtige Kontierung machen. KI hebt diese Automatisierungsmöglichkeiten auf ein neues Level, indem sie zusätzlich Steuersätze verifizieren und Angaben zwischen Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen noch genauer abgleichen kann.

Ein weiteres wichtiges Einsatzgebiet von KI ist die automatische Erkennung von Rechnungsdokumenten, insbesondere unstrukturierten elektronischen Rechnungsformaten wie einfachen PDF-Dateien. Eine moderne KI-basierte Erkennungssoftware kann Rechnungsdaten noch zuverlässiger beispielsweise aus PDF-Dateien extrahieren und diese automatisch den richtigen Buchungskonten und Kostenstellen zuordnen und somit eine gute Erweiterung sein, um die E-Rechnungspflicht bis Ende 2026 zu erweitern.

Künstliche Intelligenz bietet über die E-Rechnungspflicht hinaus weitere Vorteile im Rechnungswesen: Sie kann zudem Texte aus Kommentaren, Dokumenten und Kommunikation extrahieren und automatisch übersetzen, was insbesondere in einem internationalen Kontext wichtig ist.

Zudem kann KI dafür eingesetzt werden, um Lieferantenanfragen zu beantworten und E-Mails oder Berichte zu erstellen. Im Bereich der Archivierung kann die KI dabei unterstützen, Dokumentationspflichten einzuhalten, indem sie Unregelmäßigkeiten und potenzielle Compliance-Verstöße aufdeckt. Statt für jeden Anwendungsfall auf eigene KI-Funktionen zurückzugreifen, ist es empfehlenswert, dass die eingesetzte Software mit integrierten KI-Funktionen aufwartet.

Fazit
Mit der E-Rechnungspflicht zum Jahreswechsel stehen zahlreiche Unternehmen vor einer umfangreichen Umstellung. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters für E-Rechnungen sollten Anwender besonders auf die Integration von KI-Anwendungen, eine revisionssichere Archivierung sowie automatische Validierung achten, um eine nahtlose Integration und eine effiziente Umsetzung der E-Rechnungspflicht sicherzustellen.

Über den Autor
Axel Beck ist Head of IC Invoice Management and Document Solutions bei der KPS Transformation GmbH. Er verfügt über mehr als 20 Jahre internationale Beratungserfahrung und begann seine berufliche Laufbahn am Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz. In den letzten 15 Jahren konzentrierte er sich auf das Thema Rechnungsmanagement, einschließlich aller Prozesse von der Rechnungsdatenerfassung über Workflow-basierte Prüfprozesse bis hin zum intelligenten Aktenmanagement auf Basis von Enterprise-Information-Management-Systemen. (KPS Transformation: ra)

eingetragen: 04.02.25
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