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Content Control und Compliance

Software vergleicht und analysiert Dokumenteninhalte, spürt sensible Informationen auf, schlägt hier entsprechende Schutzmaßnahmen vor und leitet diese gegebenenfalls ein
Mit dem Anstieg der betriebsinternen Dateienflut lassen sich sensible Unternehmensdaten zunehmend schlechter verwalten, geschweige denn schützen

(02.10.08) - Workshare hat ihre neue Plattform "WorkshareOpen" präsentiert, mit der unabhängige Softwareanbieter (ISVs), Systemintegratoren, Value-Added-Reseller und unternehmensinterne IT-Abteilungen ab sofort Workshares Vergleichstechnologie mit anderen Unternehmenslösungen integrieren können. Sie findet Anwendung in großen Anwaltskanzleien, bei globalen Professional Services-Anbietern und in Unternehmen in streng regulierten Branchen.

Die Vergleichs-, Analyse-, und Sicherheitslösungen von Workshare wahren die Dokumentenintegrität und unterstützen die interne und externe Compliance. Die jeweiligen Funktionen, sei es als lokale Installationen oder als Webservices, können über die "WorkshareOpen"-Plattform nun auch in andere Anwendungen eingebunden werden. Geschäftsprozesse, die mit unstrukturierten Daten arbeiten, werden so miteinander kompatibel und bleiben weiterhin konsistent.

Die Integrationsmöglichkeiten für Geschäftsanwendungen sind hierbei zahlreich. So lassen sich die Workshare-Funktionen unter anderem in Anwendungen aus den Bereichen Dokumenten- und Record-Management, Matter- und Practice-Management, Vertragsmanagement, Governance, Risk und Compliance sowie Data Leak Prevention (DLP) integrieren.

Weitere Integrationsmöglichkeiten bestehen beispielsweise bei Anwendungen für die Bereiche E-Mail Security, Workflow, Wissensmanagement, Enterprise Content Management, Business Process Management, Enterprise Encryption, Enterprise Resource Planning und Customer Relationship Management. Unternehmenskunden profitieren hier von einer erhöhten Produktivität und Datengenauigkeit, geringeren Datenverlusten und vermehrten Kontrollmöglichkeiten.

"Mit dem Anstieg der betriebsinternen Dateienflut lassen sich sensible Unternehmensdaten zunehmend schlechter verwalten, geschweige denn schützen", erklärte Workshares General Manager Babak Salami.
Kern der "WorkshareOpen"-Plattform ist die "DeltaView Engine".

Über 1,2 Millionen Anwender greifen bislang auf diese Technologie zurück. Sie vergleicht und analysiert Dokumenteninhalte, spürt sensible Informationen auf, schlägt hier entsprechende Schutzmaßnahmen vor und leitet diese gegebenenfalls ein. Darüber hinaus versieht sie Dokumente mit einem Audit Trail und unterstützt so die Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien. (Workshare: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store
Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.
Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen
Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.
Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente
Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.
Bearbeitung von Dokumenten-Workflows
Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.
Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein
Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.
Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand
Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.
Compliance beim Dokumentenabgleich
IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.
"Regisafe" für Landesportalschnittstelle
Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.
Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben
Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.
ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz
Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

Dokumentenaustausch und Compliance Content-Management- und Archivierungslösung