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"Regisafe" für Landesportalschnittstelle

Informationen zur Erfüllung der EG-DLRL effizient verwalten
IT-Werkzeug für die Umsetzung der EG-DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie)

(23.03.10) - Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.

Regisafe ist eine DMS-Software, die beide Kommunikationswege zu den Landesportalen bietet: eine "Lesende Schnittstelle" um die Daten aus den Webportalen der Bundesländer einzulesen und eine schreibende Schnittstelle, um die örtlichen Daten ins Landesportal zu übertragen.

Durch den automatischen Datenabgleich wird eine zeitaufwändige Mehrfacheingabe der Informationen vermieden, ein sich selbst pflegendes Behördenverzeichnis ist real umsetzbar. Mit dieser Funktionalität wird Regisafe zum wichtigen IT-Werkzeug für die Umsetzung der EG-DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie).

Die Infodienste bieten umfangreiche Recherchemöglichkeiten zu den Verwaltungsdienstleistungen. Sie werden auch als "Zuständigkeitsfinder", "Hessen-Finder" oder "Bürgerservices" bezeichnet und enthalten zentrale Informationen zu Behörden, Ämtern und Zuständigkeiten bzw. Hierarchien sowie zu den Rechtsgrundlagen.

Was dem Bürger Erleichterung verschafft, bedeutet für die Behörden erhöhte IT-Anforderungen. Als ganzheitliche Lösung für das Informationsmanagement bieten DMS-Systeme klare Anwendervorteile.

Praxisbeispiel Stadt Langen
Welcher Nutzen dieser IT-Ansatz in der Praxis bietet, zeigt das Beispiel der Stadt Langen im Landkreis Offenbach/M. Um den Bestimmungen der EG-DLRL zu entsprechen, nutzt das Land Hessen in seinem Web-Portal einen so genannten "Hessen-Finder". Die Stadt Langen setzt Regisafe public mit dem Modul "Zuständigkeitsfinder" ein, um die Richtlinien-relevanten Informationen zu erfassen, zu pflegen und regelmäßig mit dem Landesportal zu synchronisieren.

Für einen eindeutigen und kompletten Datenaustausch ist die Software über die zertifizierte Schnittstelle mit dem "Hessen-Finder" verbunden. Regisafe lädt regelmäßig und automatisiert die Leistungen und Zuständigkeiten aus dem Landesportal. Ändern sich Informationen, werden die vorhandenen Daten im DMS aktualisiert. Informationen über Änderungen oder neue Leistungen gehen direkt an den zuständigen Sachbearbeiter.

Umgekehrt überprüft die Software, ob die verwaltungsspezifischen Angaben der Stadt Langen geändert worden sind. Ist dies der Fall, werden die Änderungen ebenfalls automatisiert in den "Hessen-Finder" übertragen. So bleiben die Angaben im Internet stets aktuell.

Neben der Informationsbereitstellung laufen in Langen bereits Tests zum so genannten Fallmanagement. Dabei werden die Daten vom "Einheitlichen Ansprechpartner" empfangen und weiterverarbeitet inklusive Terminkontrolle sowie interne und externe Kommunikation.

Die Datenpflege für das Landesportal und die Abwicklung der Anfragen erfolgt immer in der gleichen Oberfläche. Das minimiert den technischen und personellen Aufwand. So wird beispielsweise eine Änderung der Anschrift oder der Öffnungszeiten nur einmal im System vorgenommen, die Angaben zusätzlich im allgemeinen Briefkopf und im Internet aktualisiert.

Zusätzlich können die von einem DMS-System gebotenen Funktionalitäten wie Workflow, Archivierung und leistungsfähige Such-Engine für die Optimierung der elektronischen Verfahrensentwicklung und allgemein für die Dokumentenverwaltung eingesetzt werden.

Neben der Stadt Langen laufen u.a. weitere Regisafe-Pilotprojekte in Burgwedel (Niedersachsen), Sandersdorf (Sachsen-Anhalt), Amt Hüttener Berge (Schleswig-Holstein) und Landkreis Sömmerda (Thüringen). Auch für die Bundesländer Sachsen, Saarland und Baden-Württemberg sind konkrete Pilotprojekte in Vorbereitung. (Held: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store
Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.
Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen
Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.
Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente
Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.
Bearbeitung von Dokumenten-Workflows
Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.
Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein
Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.
Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand
Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.
Compliance beim Dokumentenabgleich
IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.
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Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben
Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.
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Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

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