Sie sind hier: Home » Produkte » DMS und ECM

DMS-System für EG-Dienstleistungsrichtlinie

EG-DLRL entsprechen: Daten und Dokumente einer Organisation ganzheitlich organisieren
Compliance-Anforderungen lassen sich mit der Vergabe einer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen

**DMS-Software gibt es in zwei Versionen** "Regisafe" public für die Öffentliche Verwaltung und "Regisafe" economie für Kleine und Mittelständische Unternehmen, Bild: Held

(06.10.09) - Moderne Geschäftsprozesse und Verwaltungsabläufe setzen eine effiziente Dokumentenverwaltung voraus. Für diese Anforderung ist die Software-Lösung "Regisafe" von "Held" konzipiert. Die Software wurde in der neuen, ab sofort verfügbaren Version 4.0 um verschiedene Module ergänzt. So ermöglicht der "Zuständigkeitsfinder" den so genannten Leistungskatalog einer Behörde effizient zu erfassen und zu verwalten und damit den Bestimmungen der EG-DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie) zu entsprechen.

Über den "Regisafe" Connector können andere Software-Anbieter das DMS-System einfach mit ihren Applikationen verbinden und auf diese Weise "Regisafe" als Archiv-Komponente nutzen. Moderner, übersichtlicher und intuitiver: so präsentiert sich die Benutzeroberfläche von "Regisafe" 4.0. Dadurch werden Einstiegshürden bei der Implementierung eines DMS-Systems überwunden.

Die DMS-Software gibt es in zwei Versionen, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten sind: "Regisafe" public für die Öffentliche Verwaltung und "Regisafe" economie für Kleine und Mittelständische Unternehmen.

Mit "Regisafe" lassen sich alle Daten und Dokumente einer Organisation ganzheitlich organisieren. Der große Anwendervorteil von "Regisafe" ist es, elektronische Informationen den Mitarbeitern schnell, unkompliziert und vor allem vollständig zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck nutzt "Regisafe" eine personen- und organisationsunabhängige Informationsstruktur, die in der public-Version als Aktenplan und in der economie-Version als Findex bezeichnet wird. Dort werden alle Sachthemen hierarchisch und in einer für die Organisation einheitlichen Sprache dargestellt.

EG-Dienstleistungsrichtlinie im Fokus
Die modulare Konzeption von "Regisafe" sorgt für eine hohe Einsatzflexibilität. Eine umfangreiche Auswahl an Zusatzmodulen kann für die unterschiedlichsten Anforderungen genutzt werden.

Mit dem neuen Modul "Zuständigkeitsfinder" wird "Regisafe" zum wichtigen IT-Werkzeug für die Umsetzung der EG-DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie). Zentral lassen sich über "Regisafe" public jetzt die kommunalen Daten (Ansprechpartner, Zuständigkeiten, regionale Leistungsbeschreibungen) für die verschiedenen Zentralsysteme (Landesportale, Zuständigkeitsfinder) einheitlich organisieren und pflegen. Besonders praktisch: über eine Server-Verbindung werden automatisiert die örtlichen Angaben und Leistungen in den Länder-Zentralsystemen aktualisiert.

Dokumentenmanagement hört nicht beim Archivieren auf, sondern umfasst auch eine leistungsfähige Bürokommunikation. "Regisafe" unterstützt hierbei den Anwender mit Modulen für Terminkalender und Adressverwaltung sowie mit einem E-Mail Client.

Compliance-Anforderungen lassen sich mit der Vergabe einer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen, beispielsweise durch die Integration des "Governikus Integrated Signers".

Die Workflow-Engine dient zur Definition und Steuerung kompletter Arbeitsabläufe, ein CRM-Modul übernimmt das Management der Kundenbeziehungen.

Optional gibt es zudem eine Vielzahl an automatisierten Verfahrenslösungen für die öffentliche Verwaltung. Unter der Bezeichnung "KommunalPLUS" stehen Fachverfahren für Baugenehmigungen, Gewerbemeldungen, Stellenbesetzungen genauso zur Verfügung wie für die Friedhofsverwaltung oder die Organisation von Sitzungen und Sitzungsgeldern.

Mehr Bedienkomfort
Die neue Benutzeroberfläche von "Regisafe" 4.0 erleichtert den Einstieg in das DMS-Komplettsystem und lässt bestehende Anwender noch produktiver arbeiten. Einer "Cockpit"-Idee folgend, dient das zentrale Hauptfenster zur Steuerung aller Aktivitäten und zum Anzeigen der wichtigsten Informationen wie Terminkalender, zuletzt bearbeitete Dokumente, Mails/Wiedervorlagen oder Notizen. Themen-Reiter, die sich an der oberen Leiste des Hauptfensters befinden, ermöglichen den schnellen Wechsel zwischen zentralen Funktionen wie Finden und Wissen oder Mail/Wiedervorlagen. Im Arbeitsbereich, der einen Großteil des Hauptfensters einnimmt, befinden sich Informationen, Treffer-Listen oder der Reiter-spezifische Inhalt.

Wesentliches Ziel der neuen Bedienoberfläche war es, den Aktenplan bzw. den Findex noch deutlicher in den Vordergrund zu rücken. Dieser wird in einer Explorer-ähnlichen Baumstruktur jetzt immer angezeigt. Sobald rechts in der Trefferliste ein Objekt markiert ist, bekommt der Anwender links die entsprechende Hierarchie dargestellt. Im Aktenplan/Findex-Baum kann hierarchisch navigiert werden, ein Verschieben von Objekten geschieht per Drag und Drop.

Editionen und Pakete
Mit der Vorstellung von "Regisafe" 4.0 kündigt Held eine attraktive Preisgestaltung an. Die Versionen "public" und "economie" sind jeweils als Standard- oder Pro-Edition erhältlich.

Mit der Standard-Edition können Anwender eine komplette Ablagestruktur anlegen. Das System verfügt in der Grundausstattung über eine Schnell- und Volltextsuche sowie über weitere Basis-Funktionalitäten wie Viewer, E-Mail-Integration, Check-out/Check-in und Versionskontrolle. Die Pro-Edition enthält weitere Anwendungen für ein effizientes Informations- und Dokumentenmanagement. Dazu gehören u.a. Terminkalender, Adressverwaltung, E-Mail-Client und elektronische Signatur.

Verschiedene Module, die Zusatz-Funktionalitäten bieten oder spezialisierte Fachverfahren für die öffentliche Verwaltung umfassen, können je nach Bedarf zusätzlich erworben werden. In preislich attraktiven Ergänzungspaketen sind häufig genutzte Anwendungen gebündelt. (Held: ra)

Held: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>

Meldungen: DMS und ECM

iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store
Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.
Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen
Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.
Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente
Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.
Bearbeitung von Dokumenten-Workflows
Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.
Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein
Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.
Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand
Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.
Compliance beim Dokumentenabgleich
IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.
"Regisafe" für Landesportalschnittstelle
Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.
Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben
Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.
ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz
Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

Revisionssicherung des Dokumenten-Lebenszyklus E-Justice: Vollständig elektronische Akte