Revisionssichere E-Mail-Archivierung

E-Mail-Compliance: Ein gewöhnliches Backup, bei dem nur der jeweilige Stand zu bestimmten Zeitpunkten gesichert wird, reicht nach den gesetzlichen Anforderungen nicht aus
Um eine revisions- und beweissichere Archivierung zu gewährleisten, die die gesetzgeberischen Vorgaben erfüllt, sind sowohl strategische Entscheidungen notwendig als auch der Einsatz einer professionellen Archivierungslösung

(16.10.08) - E-Mail macht klassischen Kommunikationsformen wie Telefon, Fax und Briefverkehr den Platz im Geschäftsalltag streitig. Die Crux dieser Entwicklung: Rechtliche Vorgaben zur Archivierung werden zur Chefsache. Der Schutz vor Datenverlust und nicht zuletzt die Entlastung der Server spielen eine wesentliche Rolle. Das neue Collax-Modul "E-Mail Archive" soll jetzt für die professionelle Verwaltung der digitalen Korrespondenz sorgen.

Durch die verstärkte Einbindung der neuen Technologien in die Geschäftsprozesse steigen auch die Anforderungen an die Archivierung der elektronischen Nachrichten. Datensicherheit, Entlastung der Server-Kapazitäten und vor allem staatliche Richtlinien und Vorschriften zählen hierbei zu den treibenden Faktoren. Doch wer die gesetzlichen Bestimmungen einhalten will, muss die technischen und unternehmerischen Prozesse zur Archivierung korrekt und möglichst zertifiziert umsetzen – ein gewöhnliches Backup, bei dem nur der jeweilige Stand zu bestimmten Zeitpunkten gesichert wird, reicht für diese Anforderungen nicht aus.

Aspekte wie Revisions- beziehungsweise Beweissicherheit sollten dringend in ein unternehmerisches Gesamtkonzept einfließen. Boris Nalbach, CEO und CTO bei Collax, führt aus: "Muss man etwa vor Gericht belegen, dass eine E-Mail mit fraglichem Inhalt tatsächlich zugestellt wurde, sind die Anforderungen an die Archivierung deutlich höher als bei einer revisionssicheren Ablage. Bei der beweissicheren Archivierung kann beispielsweise eine Rolle spielen, wer welche Passwörter bekommen hat, oder wie zugänglich die Hardware ist, auf der sich die E-Mails befinden."

Um eine revisions- und beweissichere Archivierung zu gewährleisten, die die gesetzgeberischen Vorgaben erfüllt, sind sowohl strategische Entscheidungen notwendig als auch der Einsatz einer professionellen Archivierungslösung. Das "Collax E-Mail Archive", ein Modul für den "Collax Business Server" (CBS), das "Collax Security Gateway" (CSG) sowie den "Collax Open-Xchange Server (CXS)", eignet sich nach Herstellerüberzeugung zur revisionssicheren Aufbewahrung von E-Mails und verfügt über einen Mechanismus zur Kontrolle der Datenintegrität.

Neben einer umfangreichen Suchfunktion mit indizierten Recherchemöglichkeiten bietet die Lösung auch die Vergabemöglichkeit von Zugängen für Mitarbeiter, so dass sie auch zum direkten Nutzen im Unternehmen eingesetzt werden kann. Durch die vollständige Automatisierung der Archivierung ist das System besonders einfach in der Handhabung. Das "Collax E-Mail Archive" lässt sich universell in allen Umgebungen nutzen.

Und so funktioniert die E-Mail-Archivierung von Collax: Beim Versenden oder Empfangen einer E-Mail wird diese automatisch im Archiv abgelegt. Eine elektronische Signatur für jede Nachricht gewährleistet, dass die Authentizität jederzeit nachgewiesen werden kann. Über einen Web-Zugriff erhalten ausgewählte Benutzer Zugang zum Archiv und können so auf die eigenen empfangenen und versendeten E-Mails zugreifen. Autorisierte Prüfer indes erhalten per Auditoren-Zugang Zugriff auf alle archivierten E-Mails.

Darüber hinaus werden alle E-Mails im Archiv für die Suche per Web-Anwendung indiziert. Zu den Suchkriterien gehören kombinierbare Felder wie Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt sowie definierbare Zeiträume. Die Ergebnisse einer Suche lassen sich einzeln oder in einer Gruppe weiterleiten oder herunterladen. D

ie E-Mails und zugehörige Anhänge lassen sich auch direkt über die Web-Anwendung öffnen. Wichtig dabei: Ganz im Sinne rechtlicher Bestimmungen werden E-Mails durch keine dieser Aktionen verändert. Das Archiv kann in Teilen, die als Dateien im ISO-Format bereitgestellt werden, auf CDs, DVDs oder Blu-ray Discs gebrannt werden. Zudem ist es möglich, Daten, die bereits auf externe Medien geschrieben wurden, zurückzuspielen.

Nalbach ergänzt: "Die Archivierung von E-Mails ist längst keine triviale Angelegenheit mehr. Vielmehr gehört sie in der Ära der elektronischen Kommunikation zu den wichtigsten unternehmerischen Maßnahmen – schon aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen." (Collax: ra)