E-Mail-Management und Compliance

"ELO ECM"-Systeme gewähren eine den Compliance-Anforderungen gerechte E-Mail-Archivierung
Unternehmen haben so die Sicherheit, dass das E-Mail-Management Teil ihres gesamten Geschäftsprozesses wird

(12.09.08) - ELO Digital Office DMS präsentierte auf der DMS Expo 2008 ihre ECM-Lösungen "ELOenterprise" und "ELOprofessional" mit erweiterten Funktionen zur E-Mail-Archivierung in Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes. Dabei wird die Verknüpfung von E-Mail-Inhalten mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen automatisch gesteuert. Unternehmen haben so die Sicherheit, dass das E-Mail-Management Teil ihres gesamten Geschäftsprozesses wird.

Die Single-Instance-Archivierung in ELO sorgt zudem dafür, dass die Datenspeicherung platzsparend und effizient erfolgt. Insgesamt gewährleisten die ELO ECM-Systeme eine den Compliance-Anforderungen gerechte E-Mail-Archivierung. Die optimale Verzahnung vorhandener Informationen mit den Unternehmensprozessen steht bei den Erweiterungen der ELO E-Mail- Archivierung im Fokus. Server-basierte Komponenten bieten umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten und frei konfigurierbare Regelwerke.

So lassen sich wichtige Informationsinhalte aus ein- und ausgehenden E- Mails gezielt und vorgangsbezogen für die laufenden Geschäftsabläufe nutzen. Reine E-Mail-Archivierungssysteme speichern die Nachrichten meist in isolierten Archivpools, unabhängig von den dazugehörigen Geschäftsprozessen. Dadurch stehen wichtige Inhalte den laufenden Unternehmensprozessen nur begrenzt oder gar nicht zur Verfügung.

Ein effizientes ECM-System dagegen analysiert E-Mails bei der Ablage und ordnet sie dem richtigen Geschäftsprozess zu. Alle geschäftsrelevanten Informationen, die für die erfolgreiche Abwicklung der Prozesse notwendig sind, stehen somit automatisch – in den Arbeitsfluss eingebunden – zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereit. Schnelle Suche und sichere Aufbewahrung Leistungsfähige Suchtechnologien sind das A&O, will man sicherstellen, dass Informationen schnell wieder gefunden und analysiert werden können.

ELO bietet dem Anwender neben der Volltextrecherche auch eine fehlertolerante und kontextbezogene Suche. Zusätzlich stehen intelligente multilinguale Suchmechanismen bereit. Prozesszusammenhänge, Compliance-Anforderungen sowie die intelligente Wissenserschließung werden auf diese Weise abgedeckt. (ELO: ra)