Sie sind hier: Home » Markt » Hinweise & Tipps

Compliance bei der Archivierung

Revisionssicherheit sicherstellen: Papierdokumente nur unverändert elektronisch archivieren
Manchmal ist es zusätzlich sinnvoll oder sogar gesetzlich vorgeschrieben, Papierbelege auch im Original zu archivieren: beispielsweise Verträge und Bilanzen

(09.12.10) - Wer digitale und papiergebundene Dokumente mit wenigen Handgriffen im hektischen Büroalltag schnell auffindbar haben will, entscheidet sich in der Regel für die elektronische Archivierung mittels Dokumentenmanagementsoftware. "Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, muss aber sichergestellt werden, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar archiviert sind", informiert Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros Krekeler, das auf die Entwicklung von Business-Lösungen für Dokumentenmanagement und -archivierung spezialisiert ist.

Dafür werden Dokumente beispielsweise verschlüsselt oder digital signiert, in einigen Fällen auch auf Medien gespeichert, die nur ein einmaliges Speichern erlauben und nachträgliche Änderungen verhindern.

Da das Abbild gescannter Papierdokumente in jedem Fall erhalten bleiben muss, um die gesetzlichen Vorschriften für steuerrelevante Belege zu erfüllen, darf dieses keinesfalls in ein Text-Dokument umgewandelt werden.

"Statt dessen kann beispielsweise das gescannte Bild in ein PDF-Dokument gespeichert und der erkannte Volltext unsichtbar hinter dem Bild mit ins PDF geschrieben werden", rät Krekeler.

Dieser kann dann von der Dokumentenmanagementsoftware ausgelesen und für die Volltextsuche in den Datenbankindex geschrieben werden. Darüber hinaus sollte die Scannerauflösung bei 300 dpi liegen, um eine gute Texterkennung zu ermöglichen.

"Da Farbe viel Speicherkapazität in Anspruch nimmt, sollte man besser Schwarz-weiß-Scans verwenden – die reichen in der Regel auch aus", gibt Harald Krekeler einen weiteren Tipp. Es sollte dann allerdings darauf geachtet werden, dass in schwarz-weiß keine essentiellen Informationen verloren gehen. "Manchmal ist es zusätzlich sinnvoll oder sogar gesetzlich vorgeschrieben, Papierbelege auch im Original zu archivieren: beispielsweise Verträge und Bilanzen", ergänzt Krekeler.

Rechnungen per E-Mail gemeinsam mit qualifizierter Signatur archivieren
Immer mehr Unternehmen verschicken Rechnungen und andere steuerrechtlich relevante Dokumente auf dem elektronischen Wege, etwa als PDF-Dokument im E-Mail-Anhang. Doch bei allem Fortschritt sei Vorsicht geboten, denn das PDF-Dokument einfach auszudrucken und abzuheften genügt nicht: "Wer Vorsteuer geltend machen will, benötigt mit dem PDF-Dokument eine qualifizierte digitale Signatur. Diese muss überprüft und gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden", macht Harald Krekeler aufmerksam. (Softwarebüro Krekeler: ra)

Softwarebüro Krekeler: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>

Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Generationenkonflikt der IT-Security
Unternehmen sind auf die Dynamik und frischen Ideen der jungen Generation angewiesen, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und sich weiterzuentwickeln. Es darf jedoch nicht auf Kosten der IT-Sicherheit gehen. Um diesen Spagat zu meistern, braucht es einen Security-Ansatz, der Platz für Fortschritt schafft, anstatt ihn zu behindern.
Ist NIS-2 zu anspruchsvoll?
Die politische Einigung über das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie NIS-2 und der Stärkung der Cybersicherheit noch vor der Bundestagswahl ist gescheitert. SPD, Grüne und FDP konnten sich nicht auf zentrale Punkte einigen. Damit bleibt über zwei Jahre nach der Verabschiedung der EU-Richtlinie die dringend notwendige gesetzliche Verschärfung aus. Die Umsetzungsfrist wird weiter überschritten
Seit 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen kann plötzlich Rechnungen nicht mehr rechtssicher verschicken. Verzögerte Zahlungen, rechtliche Konsequenzen und möglicherweise ein belastetes Geschäftsverhältnis könnten die Folge sein - und das alles, weil Sie die E-Rechnungspflicht ohne die richtige Software kaum einhalten können.
Compliance: Mehr als Datensicherheit
Neue Regularien und Standards im Bereich Cybersicherheit sorgen dafür, dass das Thema Compliance immer stärker in den Fokus von Unternehmen rückt. Verstöße können zu hohen Bußgeldern und einem massiven Vertrauensverlust führen. Angesichts strengerer Datenschutzregulierungen wie der DSGVO und NIS-2 sowie zunehmender technischer Anforderungen müssen Unternehmen eine klare Strategie verfolgen, um sowohl gesetzliche als auch sicherheitstechnische Vorgaben einzuhalten.
DORA: Neue Standards für den Finanzsektor
Nun müssen Finanzinstitute die Compliance mit der EU-DORA-Verordnung (Digital Operational Resilience Act) nachweisen. Diese Regulierung zielt darauf ab, die digitale Widerstandsfähigkeit des Finanzsektors gegen Cyber-Risiken und operative Störungen zu stärken. Dazu gehören Vorschriften und Richtlinien zu Cyber-Risikomanagement, Datensicherheit, Governance, Ausfallsicherheit und Multi-Cloud-Flexibilität.

Weihnachtsgeld unterliegt dem Pfändungsschutz Entschädigungsprozess für Bahnkunden