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Compliance und ECM ergänzen sich gegenseitig

E-Mail-Archivierung: Ein ECM-System unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften
Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist als kontinuierlicher Prozess ständig neu zu organisieren und zu überwachen

Von Sven Sauer, CIO von Optimal Systems

(27.08.09) - Die Komplexität der heutigen Compliance-Vorschriften macht es für Mitarbeiter fast unmöglich, selbst den Überblick darüber zu behalten, welche Nachrichten gespeichert werden müssen und welche nicht. Daher können Unternehmen heutzutage nicht mehr darauf verzichten, E-Mails automatisch zu sichern. Eine softwareseitige Unterstützung erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern gibt der Geschäftsführung Sicherheit, dass wichtige E-Mails auch wirklich aufbewahrt werden.

Die automatische E-Mail-Archivierung kann zum Beispiel ein Enterprise Content Management (ECM)-System übernehmen. ECM umfasst herkömmliche dokumentenorientierte Informationstechnologien wie Archivieren, Scannen, Workflow-, Dokumenten- und Knowledge Management. Dabei integriert es Host- und Client-Anwendungen sowie Internet- und Portal-Technologien. In Kombination mit definierten Arbeitsprozessen (Workflows) und durch die Einbindung in existierende Applikationen gehören ECM-Systeme auch zu den wichtigsten Bestandteilen einer Compliance-Lösung.

Workflows können Geschäftsrisiken reduzieren, da sie definierte Verfahren und Kenntnisnahme-Prozesse nutzen sowie die Vollständigkeit der Dokumentation kontrollieren. Sie lassen sich dabei flexibel anpassen, damit Unternehmen schnell auf neue Vorgaben oder veränderte Geschäftsabläufe reagieren können. Da die Erfüllung von Compliance-Anforderungen als kontinuierlicher Prozess ständig neu zu organisieren und zu überwachen ist, sollte auf die Anpassungsfähigkeit der Lösung geachtet werden.

Zu den Aufgaben eines ECM-Systems zählen, Daten und Dokumente aus verschiedenen Unternehmensbereichen wie Zulassung, Qualitätsmanagement oder Produktion zu verteilen, mehrstufig zu bearbeiten, revisionssicher zu archivieren und unternehmensweit berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Durch den Transfer von Dokumenten in ein integriertes Workflow-System lassen sich Geschäftsprozesse vollständig abbilden. Im Idealfall enthält das ECM-System auch Funktionen für das Versionsmanagement, die eine umfassende Nachverfolgung von Änderungen ermöglichen.

Transparente Geschäftsprozesse - Prozesse verschlanken
Durch verschärfte Regelungen und höheren Wettbewerbsdruck müssen Unternehmen ihre Prozesse zunehmend verschlanken und gleichzeitig für optimales Qualitätsmanagement sorgen. Auch bei diesem Ziel unterstützen ECM-Lösungen: So können die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systeme Unternehmensinformationen intelligent verwalten und entsprechende Prozesse beschleunigen. Klar definierte, regelbasierte Archivierungsprozesse für E-Mails sind daher nicht nur aus Compliance-Gesichtspunkten ratsam, sondern unterstützen auch die Geschäftsprozesse.

Compliance stellt hohe Anforderungen an die Validierung der IT-Systeme und -Prozesse. So existieren bindende Regelungen für handels- und steuerrelevante Dokumente, die alle Unternehmen betreffen, sowie je nach Branche weitere gesetzliche Anforderungen, die nicht weniger streng sind. Um die verschiedenen Compliance-Vorgaben zu erfüllen, muss ein Unternehmen daher relevante Informationen schnell und sicher finden, verwalten und nachhaltig unveränderbar archivieren. Dies ist unabhängig von Zeit, Ort oder verwendetem Format zu gewährleisten. Genau dies ist auch ein Ziel von Enterprise Content Management.

Daher ergänzen sich Compliance und ECM gegenseitig: Ein ECM-System unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften, gleichzeitig führt Compliance zur Optimierung der eingesetzten Prozesse. Dies führt zu größerer Transparenz und Sicherheit der Geschäftsvorgänge. Zusätzlich sind dadurch Informationen schneller verfügbar und werden revisionssicher sowie redundanzfrei archiviert.

Mit Hilfe einer ECM-Lösung können Unternehmen daher auch im Falle eines Falles eindeutig nachweisen, welche Information wann und von wem wie bearbeitet wurde. Denn es strukturiert die Bearbeitungsprozesse gemäß der gesetzlichen Vorgaben. (Optimal Systems: Comidd: ra)

Optimal Systems: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Comidd: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Hintergrund

IAM-Compliance ist kein IT-Solo
Unternehmen sehen sich mit einer Vielzahl regulatorischer Vorgaben konfrontiert - von europäischen Rahmenwerken wie DSGVO, DORA und NIS2 bis hin zu internationalen Standards wie ISO 27001 oder dem NIST Cybersecurity Framework. Was sie eint: Alle verlangen belastbare Prozesse für das Management digitaler Identitäten und Zugriffsrechte. Zu jeder Zeit muss nachvollziehbar sein, wer Zugriff auf welche Systeme hat, mit welcher Berechtigung und zu welchem Zweck. Ohne belastbare Prozesse im Identity- und Accessmanagement (IAM) geraten IT- und Sicherheitsabteilungen schnell ins Hintertreffen.
Finanzabteilung kann nicht länger isoliert agieren
Die Zeiten, in denen CFOs lediglich Bilanzen verwalteten und für die Einhaltung von Budgets sorgten, sind vorbei. Der CFO von heute ist ein dynamischer Stratege im Zentrum der Unternehmensausrichtung und des Wachstums. Über die reine Budgetkontrolle hinaus sind sie Architekten finanzieller Resilienz: Sie sichern Ressourcen für die Gewinnung von Talenten, technologische Fortschritte, Stabilität in der Lieferkette und Innovation.
Nachhaltigkeit durch KI-Lieferkettenoptimierung
Produzieren, erwerben, entsorgen: Die globale Wirtschaft ist stark rohstoffabhängig, wobei ein großer Teil dieser Ressourcen vorzeitig im Müll landet. Die Folgen: Übernutzung natürlicher Ressourcen und Umweltbelastung durch eine hohe Menge Abfall. Das Prinzip der "Wegwerfgesellschaft" nähert sich langsam seinem Verfallsdatum, eine Entwicklung, die auch die internationale Staatengemeinschaft bereits erkannt hat. Im Jahr 2015 haben sich alle Mitgliedsstaaten der Vereinten Nationen auf die Agenda 2030 geeinigt, mit dem Ziel, eine bessere Lebensgrundlage für kommende Generationen zu schaffen. Darin hat sich die Weltgemeinschaft zu 17 Zielen einer nachhaltigen sozialen, ökologischen und ökonomischen Entwicklung (Sustainable Development Goals, SDGs) verpflichtet, darunter auch nachhaltiger Konsum und Produktion (SDG 12).
Was unter IAM-Compliance zu verstehen ist
Unternehmen sehen sich mit einer Vielzahl regulatorischer Vorgaben konfrontiert - von europäischen Rahmenwerken wie DSGVO, DORA und NIS2 bis hin zu internationalen Standards wie ISO 27001 oder dem NIST Cybersecurity Framework. Was sie eint: Alle verlangen belastbare Prozesse für das Management digitaler Identitäten und Zugriffsrechte. Zu jeder Zeit muss nachvollziehbar sein, wer Zugriff auf welche Systeme hat, mit welcher Berechtigung und zu welchem Zweck. Ohne belastbare Prozesse im Identity- und Accessmanagement (IAM) geraten IT- und Sicherheitsabteilungen schnell ins Hintertreffen.
Von Leitbild zu einer gelebten Kultur
Zwischen digitalen Umbrüchen, wachsender Unsicherheit und steigenden Erwartungen an Kultur und Kommunikation genügt es nicht mehr, auf klassische Führungsmodelle zu vertrauen. Führung befindet sich längst im Wandel. Wer heute Unternehmen steuert, muss Spannungsfelder navigieren und dabei Menschen mitnehmen. Gerade im Mittelstand eröffnen Führungsleitlinien neue Wege: Satt abstrakter Prinzipien liefern sie konkrete Orientierung - vorausgesetzt, sie wirken nicht als Papiertiger, sondern als gelebtes Führungsinstrument. "So ringen Geschwindigkeit und Sicherheit zunehmend um Aufmerksamkeit im Mittelstand", weiß Ben Schulz, Unternehmensberater, Vorstand der Ben Schulz & Partner AG und Spiegel-Beststeller-Autor.

Erfassung interner und externer Mails Private Nutzung dienstlicher E-Mail-Systeme

Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
Schon seit 2006 gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), was insbesondere Arbeitgeber sehr vorsichtig gemacht hat. Etwa indem Stellenanzeigen alle inzwischen mindestens drei Geschlechter ausdrücklich mit "m/w/d" bezeichnen und auch keine Altersvorgaben mehr vorsehen, sowie geschlechtersensible - korrekt gegenderte - Sprache verwenden. Doch haben viele Berufsverbände noch gar nicht erkannt, dass sie gegenüber Mitgliedern und Bewerbern um Mitgliedschaft noch weitere Pflichten aus dem AGG haben, und diese korrespondierend Rechte, analog wie bei Arbeitnehmern.
Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Rassismus & Diskriminierungsvorwürfe
Als Unterrichtung (21/750) durch den Polizeibeauftragten des Bundes beim Deutschen Bundestag liegt dessen Tätigkeitsbericht über den Zeitraum vom 1. Juli 2024 bis zum 30. Juni 2025 vor. Danach haben sich im Berichtszeitraum 279 Bürger mit Eingaben, Hinweisen und Anregungen an den Polizeibeauftragten gewandt.
Patientenzentrierte Gesundheitsversorgung
Der Petitionsausschuss hält mehrheitlich an der Widerspruchslösung (Opt-out-Lösung) bei der elektronischen Patientenakte (ePA) fest. In einer Sitzung verabschiedete der Ausschuss mit den Stimmen der Koalitionsfraktionen CDU/CSU und SPD die Beschlussempfehlung an den Bundestag, das Petitionsverfahren zu der Forderung, die elektronische Patientenakte nur mit ausdrücklichem Einverständnis der Betroffenen anzulegen (Opt-in-Lösung), abzuschließen, weil keine Anhaltspunkte für parlamentarische Aktivitäten zu erkennen seien.
Gleichstellung als verbindliches Förderkriterium
Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen fordert in einem Antrag (21/790) die Bundesregierung auf, Maßnahmen zu ergreifen, um die Gleichstellung von Frauen und Mädchen im organisierten Sport in Deutschland deutlich zu verbessern.

Bundesarbeitsgericht

Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.
Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich
Die Parteien streiten über die Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023. Der Kläger war bei der Beklagten vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 als Betriebsleiter beschäftigt. Im Jahr 2023 war er von Beginn an bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und deshalb nicht in der Lage, seinen Urlaub aus diesem Jahr in Anspruch zu nehmen.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

EU-Änderungsvorschläge zum Bürokratieabbau
Mit dem Ende Februar veröffentlichten Entwurf zur Omnibus-Richtlinie will die EU-Kommission die gerade erst kodifizierten Pflichten zur Transparenz der Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit wieder deutlich reduzieren, um die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten. In den vergangenen Heften haben wir in der ZRFC immer wieder über die Entwicklungen berichtet. In diesem Beitrag stellen wir kompakt die Änderungsvorschläge der EU-Kommission zum Bürokratieabbau vor.
HinSchG: Anspruch und Wirklichkeit
Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

Zeitschrift Corporate Governance

Rechnungslegung & Nachhaltigkeit
Seit der Veröffentlichung des "Omnibus package on Sustainability" herrscht große Verunsicherung aufseiten europäischer Unternehmen: Die Zukunft der Nachhaltigkeitsberichterstattung - und daran knüpfend der "Sustainable Corporate Governance" - ist zeitlich erneut in die Ferne gerückt und hinsichtlich ihrer inhaltlichen Ausgestaltung mit zahlreichen Fragezeichen verbunden. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen dennoch Entscheidungen dazu treffen, wie sie sich positionieren und welche Schritte sie zur Weiterentwicklung ihres Rechnungswesens setzen wollen.
Rechnungslegung: VSME-Standard
Im Dezember 2024 hat die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) einen Standard für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung kapitalmarktferner kleiner und mittelgroßer Unternehmen (VSME Standard) verabschiedet. Damit wird die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht-kapitalmarktorientierter kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) innerhalb der Europäischen Union erstmals anhand eines spezifischen Standards konkretisiert.

Zeitschrift Interne Revision

keine Verpflichtungen für Angreifende
Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
DORA-Basispapier
In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

Bundeskartellamt

Bundeskartellamt legt Jahresbericht 2024/25 vor
Der Präsident des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, hat den "Jahresbericht 2024/25" der Behörde vorgestellt. Mundt sagte: "Wettbewerb bleibt der unverzichtbare Treiber unserer marktwirtschaftlichen Ordnung. Wachstum kann nur im offenen Wettbewerb entstehen, der Innovationen fördert und die Wettbewerbsfähigkeit unserer Wirtschaft stärkt. Ob Digitalwirtschaft, Benzinpreise oder Lebensmittel - eine nachhaltige und positive Entwicklung gelingt nur, wenn Unternehmen fair und transparent um die besten Lösungen konkurrieren. Verbraucherinnen und Verbraucher profitieren von Vielfalt, Qualität und fairen Preisen - das ist die Grundlage für eine starke und gerechte Wirtschaft."
Expertenkreis KI und Wettbewerb
Im Rahmen eines Expertenkreises diskutierte das Bundeskartellamt mit ausgewählten Stakeholdern über Fragen der Künstlichen Intelligenz (KI) mit Blick auf Wettbewerb und Wettbewerbsbeschränkungen. Auf Einladung des Amtes nahmen 14 Vertreterinnen und Vertreter von in Deutschland ansässigen Unternehmen und Verbänden teil. Die Unternehmen bilden zusammen wesentliche Teile der KI-Wertschöpfungskette ab und sind sowohl größeren, etablierten Unternehmen als auch kleineren Unternehmen und Start-ups zuzuordnen. Geleitet wurde die Veranstaltung von dem Präsidenten des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, sowie dem Vizepräsidenten Prof. Dr. Konrad Ost.