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Erfassung interner und externer Mails

Mit E-Mail-Recording die Compliance sichern: Eine Blackbox für die Kommunikation
Für die sichere Einhaltung der Compliance-Vorschriften sollten E-Mails archiviert werden, bevor eine unbewusste oder bewusste Änderung vorgenommen werden kann

(03.09.09) - Nach einem Urteil des Oberlandesgerichts Karlsruhe von 2005 erfüllt schon das Löschen und Ausfiltern von E-Mails den Tatbestand des Unterdrückens gemäß §206 StGB. Daher müssen Unternehmen zur Gewährleistung der Compliance sämtliche elektronischen Nachrichten im Originalformat archivieren, selbst Spam- und vireninfizierte E-Mails. Entsprechend bieten manche herkömmliche E-Mail-Archivierungssysteme nur eine unzureichende juristische Absicherung. Denn sie erfassen und speichern eingehende Mails erst, nachdem sie von Antiviren- oder Spam-Filtern aussortiert wurden. Zusätzlich können bei Systemabstürzen einzelne Mails verloren gehen, wenn sie nicht zuvor vom Archivsystem gesichert wurden.

Groupware wie E-Mail-Clients wandelt häufig die Formate empfangener Nachrichten um. Dadurch können Inhalte verändert oder gelöscht werden, zum Beispiel wenn der Anhang ein nicht kompatibles Format besitzt. Deduplizierung und Single Instancing zur Entfernung doppelter Inhalte entsprechen ebenfalls nicht der Compliance.

Im Vergleich zu Server-basierten Archivsystemen besitzen Client-seitige Lösungen sogar noch größere Risiken für die Compliance. Bei der manuellen Auswahl weiß jedoch kaum ein Mitarbeiter genau, welche E-Mails aufzubewahren sind und welche gelöscht werden dürfen. Diese Unsicherheit kann zum Verlust geschäftsrelevanter Informationen führen. Doch auch bei der automatischen Verschiebung können durch das manuelle Löschen durch den Mitarbeiter sowie bei Fehlfunktionen oder fehlerhaften Konfigurationen Botschaften verloren gehen. Für die sichere Einhaltung der Compliance-Vorschriften sollten daher E-Mails archiviert werden, bevor eine solche unbewusste oder bewusste Änderung vorgenommen werden kann.

Unternehmensprüfer fordern dabei nicht nur die Archivierung und Auffindbarkeit aller externen E-Mails, sondern auch den Nachweis der internen Korrespondenz zu den entsprechenden Geschäftsvorfällen. Aufgrund empfindlicher Strafen bei Missachtung der Vorschriften sind Unternehmen daher auf eine zuverlässige Archivierungslösung für vollständig der Compliance entsprechendes E-Mail-Management angewiesen.

Eine solche bieten leistungsfähige Mail-Recording-Systeme, die nach dem Black-Box-Prinzip, ähnlich wie ein Flugschreiber, arbeiten. Sie zeichnen zuverlässig sämtliche ein- und ausgehenden externen und internen E-Mails vor möglichen Manipulationen durch Server, Client oder Nutzer rechtssicher auf. Damit keine E-Mail verloren geht, werden sie allen im System vorhandenen Filtern vorgeschaltet. Anschließend werden die Nachrichten unveränderbar in einen Speicher geschrieben und nur im Notfall wieder herausgeholt. So brauchen sich die Compliance-Verantwortlichen keine Gedanken mehr über das revisionssichere E-Mail-Management zu machen, weil alles automatisch erledigt wird. Dabei ist der Administrationsaufwand gering, wenn auf störanfällige Funktionen verzichtet wird.

Zugriff auf das Archiv
Ein endgültiges Löschen der Daten vor Ablauf der eingestellten Fristen darf aus Compliance-Gründen nicht möglich sein. Für die schnelle Recherche sollte jedoch eine leistungsfähige Volltext- und Metadatensuche zur Verfügung stehen, mit einem Datenzugriff über jeden Standardwebbrowser. Die Lese- und Schreibrechte sind dabei sehr restriktiv zu vergeben, denn auch wenn sich die E-Mails bereits im Archiv befinden, können sie von Mitarbeitern oder anderen Personen manipuliert oder entfernt werden.

Ist auf die Daten im Falle einer Prüfung wieder zuzugreifen, sollte sich das Archiv daher nur nach dem Vier-Augen-Prinzip öffnen lassen. Dann können nur zwei Personen mit unterschiedlichen Passwörtern den Zugriff freigeben. Die gefundenen E-Mails sollten sich dann als Kopie in vielen Formaten abspeichern lassen. Zudem ist es empfehlenswert, dass der Mailrecorder eine plattform-unabhängige Architektur besitzt, die auf allen gängigen Betriebssystem-Plattformen lauffähig sowie beliebig skalierbar ist. (Comidd: Karsten Renz, Optimal Systems: ra)

Optimal Systems: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Comidd: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Hintergrund

IAM-Compliance ist kein IT-Solo
Unternehmen sehen sich mit einer Vielzahl regulatorischer Vorgaben konfrontiert - von europäischen Rahmenwerken wie DSGVO, DORA und NIS2 bis hin zu internationalen Standards wie ISO 27001 oder dem NIST Cybersecurity Framework. Was sie eint: Alle verlangen belastbare Prozesse für das Management digitaler Identitäten und Zugriffsrechte. Zu jeder Zeit muss nachvollziehbar sein, wer Zugriff auf welche Systeme hat, mit welcher Berechtigung und zu welchem Zweck. Ohne belastbare Prozesse im Identity- und Accessmanagement (IAM) geraten IT- und Sicherheitsabteilungen schnell ins Hintertreffen.
Finanzabteilung kann nicht länger isoliert agieren
Die Zeiten, in denen CFOs lediglich Bilanzen verwalteten und für die Einhaltung von Budgets sorgten, sind vorbei. Der CFO von heute ist ein dynamischer Stratege im Zentrum der Unternehmensausrichtung und des Wachstums. Über die reine Budgetkontrolle hinaus sind sie Architekten finanzieller Resilienz: Sie sichern Ressourcen für die Gewinnung von Talenten, technologische Fortschritte, Stabilität in der Lieferkette und Innovation.
Nachhaltigkeit durch KI-Lieferkettenoptimierung
Produzieren, erwerben, entsorgen: Die globale Wirtschaft ist stark rohstoffabhängig, wobei ein großer Teil dieser Ressourcen vorzeitig im Müll landet. Die Folgen: Übernutzung natürlicher Ressourcen und Umweltbelastung durch eine hohe Menge Abfall. Das Prinzip der "Wegwerfgesellschaft" nähert sich langsam seinem Verfallsdatum, eine Entwicklung, die auch die internationale Staatengemeinschaft bereits erkannt hat. Im Jahr 2015 haben sich alle Mitgliedsstaaten der Vereinten Nationen auf die Agenda 2030 geeinigt, mit dem Ziel, eine bessere Lebensgrundlage für kommende Generationen zu schaffen. Darin hat sich die Weltgemeinschaft zu 17 Zielen einer nachhaltigen sozialen, ökologischen und ökonomischen Entwicklung (Sustainable Development Goals, SDGs) verpflichtet, darunter auch nachhaltiger Konsum und Produktion (SDG 12).
Was unter IAM-Compliance zu verstehen ist
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Von Leitbild zu einer gelebten Kultur
Zwischen digitalen Umbrüchen, wachsender Unsicherheit und steigenden Erwartungen an Kultur und Kommunikation genügt es nicht mehr, auf klassische Führungsmodelle zu vertrauen. Führung befindet sich längst im Wandel. Wer heute Unternehmen steuert, muss Spannungsfelder navigieren und dabei Menschen mitnehmen. Gerade im Mittelstand eröffnen Führungsleitlinien neue Wege: Satt abstrakter Prinzipien liefern sie konkrete Orientierung - vorausgesetzt, sie wirken nicht als Papiertiger, sondern als gelebtes Führungsinstrument. "So ringen Geschwindigkeit und Sicherheit zunehmend um Aufmerksamkeit im Mittelstand", weiß Ben Schulz, Unternehmensberater, Vorstand der Ben Schulz & Partner AG und Spiegel-Beststeller-Autor.

E-Mail und die digitale Steuerprüfung Compliance und ECM ergänzen sich gegenseitig

Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
Schon seit 2006 gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), was insbesondere Arbeitgeber sehr vorsichtig gemacht hat. Etwa indem Stellenanzeigen alle inzwischen mindestens drei Geschlechter ausdrücklich mit "m/w/d" bezeichnen und auch keine Altersvorgaben mehr vorsehen, sowie geschlechtersensible - korrekt gegenderte - Sprache verwenden. Doch haben viele Berufsverbände noch gar nicht erkannt, dass sie gegenüber Mitgliedern und Bewerbern um Mitgliedschaft noch weitere Pflichten aus dem AGG haben, und diese korrespondierend Rechte, analog wie bei Arbeitnehmern.
Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Rassismus & Diskriminierungsvorwürfe
Als Unterrichtung (21/750) durch den Polizeibeauftragten des Bundes beim Deutschen Bundestag liegt dessen Tätigkeitsbericht über den Zeitraum vom 1. Juli 2024 bis zum 30. Juni 2025 vor. Danach haben sich im Berichtszeitraum 279 Bürger mit Eingaben, Hinweisen und Anregungen an den Polizeibeauftragten gewandt.
Patientenzentrierte Gesundheitsversorgung
Der Petitionsausschuss hält mehrheitlich an der Widerspruchslösung (Opt-out-Lösung) bei der elektronischen Patientenakte (ePA) fest. In einer Sitzung verabschiedete der Ausschuss mit den Stimmen der Koalitionsfraktionen CDU/CSU und SPD die Beschlussempfehlung an den Bundestag, das Petitionsverfahren zu der Forderung, die elektronische Patientenakte nur mit ausdrücklichem Einverständnis der Betroffenen anzulegen (Opt-in-Lösung), abzuschließen, weil keine Anhaltspunkte für parlamentarische Aktivitäten zu erkennen seien.
Gleichstellung als verbindliches Förderkriterium
Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen fordert in einem Antrag (21/790) die Bundesregierung auf, Maßnahmen zu ergreifen, um die Gleichstellung von Frauen und Mädchen im organisierten Sport in Deutschland deutlich zu verbessern.

Bundesarbeitsgericht

Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.
Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich
Die Parteien streiten über die Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023. Der Kläger war bei der Beklagten vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 als Betriebsleiter beschäftigt. Im Jahr 2023 war er von Beginn an bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und deshalb nicht in der Lage, seinen Urlaub aus diesem Jahr in Anspruch zu nehmen.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

EU-Änderungsvorschläge zum Bürokratieabbau
Mit dem Ende Februar veröffentlichten Entwurf zur Omnibus-Richtlinie will die EU-Kommission die gerade erst kodifizierten Pflichten zur Transparenz der Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit wieder deutlich reduzieren, um die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten. In den vergangenen Heften haben wir in der ZRFC immer wieder über die Entwicklungen berichtet. In diesem Beitrag stellen wir kompakt die Änderungsvorschläge der EU-Kommission zum Bürokratieabbau vor.
HinSchG: Anspruch und Wirklichkeit
Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

Zeitschrift Corporate Governance

Rechnungslegung & Nachhaltigkeit
Seit der Veröffentlichung des "Omnibus package on Sustainability" herrscht große Verunsicherung aufseiten europäischer Unternehmen: Die Zukunft der Nachhaltigkeitsberichterstattung - und daran knüpfend der "Sustainable Corporate Governance" - ist zeitlich erneut in die Ferne gerückt und hinsichtlich ihrer inhaltlichen Ausgestaltung mit zahlreichen Fragezeichen verbunden. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen dennoch Entscheidungen dazu treffen, wie sie sich positionieren und welche Schritte sie zur Weiterentwicklung ihres Rechnungswesens setzen wollen.
Rechnungslegung: VSME-Standard
Im Dezember 2024 hat die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) einen Standard für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung kapitalmarktferner kleiner und mittelgroßer Unternehmen (VSME Standard) verabschiedet. Damit wird die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht-kapitalmarktorientierter kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) innerhalb der Europäischen Union erstmals anhand eines spezifischen Standards konkretisiert.

Zeitschrift Interne Revision

keine Verpflichtungen für Angreifende
Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
DORA-Basispapier
In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

Bundeskartellamt

Bundeskartellamt legt Jahresbericht 2024/25 vor
Der Präsident des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, hat den "Jahresbericht 2024/25" der Behörde vorgestellt. Mundt sagte: "Wettbewerb bleibt der unverzichtbare Treiber unserer marktwirtschaftlichen Ordnung. Wachstum kann nur im offenen Wettbewerb entstehen, der Innovationen fördert und die Wettbewerbsfähigkeit unserer Wirtschaft stärkt. Ob Digitalwirtschaft, Benzinpreise oder Lebensmittel - eine nachhaltige und positive Entwicklung gelingt nur, wenn Unternehmen fair und transparent um die besten Lösungen konkurrieren. Verbraucherinnen und Verbraucher profitieren von Vielfalt, Qualität und fairen Preisen - das ist die Grundlage für eine starke und gerechte Wirtschaft."
Expertenkreis KI und Wettbewerb
Im Rahmen eines Expertenkreises diskutierte das Bundeskartellamt mit ausgewählten Stakeholdern über Fragen der Künstlichen Intelligenz (KI) mit Blick auf Wettbewerb und Wettbewerbsbeschränkungen. Auf Einladung des Amtes nahmen 14 Vertreterinnen und Vertreter von in Deutschland ansässigen Unternehmen und Verbänden teil. Die Unternehmen bilden zusammen wesentliche Teile der KI-Wertschöpfungskette ab und sind sowohl größeren, etablierten Unternehmen als auch kleineren Unternehmen und Start-ups zuzuordnen. Geleitet wurde die Veranstaltung von dem Präsidenten des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, sowie dem Vizepräsidenten Prof. Dr. Konrad Ost.