Rechtssicher archivieren

Digitales Archivsystem für die GDPdU-konforme Archivierung von steuerrelevanten Daten
Dokumentation aller Geschäftsvorgänge oder Verfahrensschritte einschließlich elektronischer Signatur und E-Mail-Archivierung

(08.12.06) - Das Thema Compliance hat die Entwicklung von "OS.5|ECM" von Anfang an maßgeblich begleitet. Die Software bietet mit zahlreichen Werkzeugen die Voraussetzung für eine umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge oder Verfahrensschritte einschließlich elektronischer Signatur und E-Mail-Archivierung. Alle Informationen werden im jeweiligen Kontext erstellt oder verwaltet und revisionssicher archiviert. Durch eine ausführliche Protokollierung sind jeder Zeit ein Überblick und eine Kontrolle über alle Aktivitäten zu einer Information von der Entstehung bis zur endgültigen Vernichtung möglich: Welcher Mitarbeiter hat was wann bearbeitet oder wer wann welche Entscheidungen getroffen.

Sämtliche Korrespondenz zu den Geschäftsvorfällen kann lückenlos vorgewiesen werden – einschließlich E-Mails. Mit dem Zusammenspiel von Web-Content Management System (CMS) und elektronischem Archivsystem ermöglicht OS.5|ECM Compliant Transaction Recording (CTR), wodurch eine durchgängige Protokollierung und langfristige sichere Archivierung aller Web-basierten Transaktionen und Interaktionen gewährleistet wird. Durch die verschlüsselte Versendung, verschlüsselte Ablage und den gekapselten Archiv-Server werden unerwünschte Zugriffe unterbunden und höchste Sicherheit erreicht.

Die Software bietet aufgrund erhöhter Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit von Informationen einen hohen qualitativen Nutzen, der sich auch betriebswirtschaftlich auszahlt. Denn es ergibt sich eine wechselseitige Beziehung: OS.5|ECM hilft Compliance zu erfüllen, gleichzeitig unterstützt Compliance die Optimierung der Prozesse.

In Unternehmen werden zwei Drittel der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht, 40 Prozent entfallen dabei allein auf die Suche nach Informationen. Die Kosten für Archivraum, Personal und Material wachsen überproportional. Unternehmenskritische Dokumente müssen in einem digitalen Archiv rechtssicher aufbewahrt werden – möglichst mit anschließender Vernichtung der Originale. Für die Erfassung ist die Anbindung des Archivs an entsprechende Capture-Soft- und -Hardware notwendig. Bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente mit oft unterschiedlichsten Datei-Formaten müssen übernommen werden können. Auch sollte das digitale Archiv die Möglichkeit bieten, um Funktionen bezüglich der Bearbeitung, Verwaltung und Verteilung der gespeicherten Funktionen erweitert zu werden.

Elektronische Signatur
Die qualifizierte Elektronische Signatur "OS_signature" ersetzt die handschriftliche Unterschrift und sichert die Qualität eines elektronischen Dokuments als Urkunde. OS_signature kann eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet werden. Weder kann die Unterschrift von einem Dokument auf ein anderes kopiert, noch das Dokument unbemerkt verändert werden. Damit ist OS_signature sicherer als eine herkömmliche Unterschrift.

Das Bundesfinanzministerium setzt auf digitale Archivierung
Laut der neuen Abgabenordnung des Bundesfinanzministeriums müssen alle steuerpflichtigen Unternehmen den direkten Zugriff auf ihre Daten für die Steuerprüfung ermöglichen. Steuerrelevante Daten sollen unveränderbar, maschinell auswertbar und jederzeit für die Dauer von zehn Jahren zugänglich sein.
>> Die Dateneinsicht soll vor Ort erfolgen und betrifft die Bereiche Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung.
>> Die Verantwortlichen müssen zukünftig alle Dateien und Unterlagen, die in digitaler Form vorhanden sind, digital archivieren.
>> Für die Vergabe der Zugriffsrechte auf die jeweiligen Daten ist das Unternehmen selbst verantwortlich.
>> Die Informationen müssen strukturiert abgelegt werden.
>> Es ist nicht mehr zulässig, Konten, Belege und Vorgänge auf Papier oder Mikrofilm zu dokumentieren.

Datensicherheit
Die Hersteller von optischen Speichermedien garantieren heute die unverfälschte Datenwiedergabe innerhalb von 50 Jahren. Papier dagegen vergilbt und Mikrofilme bleichen innerhalb dieses Zeitraums aus. Auch können mit geringem Aufwand beliebig viele Sicherungskopien erstellt werden.

Loadbalancing
Es können mehrere Archiv-Server eingesetzt werden, so dass ein Loadba- lancing des Systems implementiert und eine große Ausfallsicherheit, beliebige Skalierbarkeit und hohe Performance erreicht werden. Hochverfügbarkeitslösungen können installiert werden, bei denen die Zahl der möglichen Anwender unbeschränkt ist.

Rechtssicherheit
OS.5|ECM deckt alle relevanten Gesetze und Vorschriften hinsichtlich Beweis- und Rechtssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen vollständig ab. Eine umfangreiche Protokollierung, ein pass wortgeschütztes Systemumfeld, ein gekapselter Archiv-Server und die Verwendung unveränderbarer Datenträger gewährleistet die dokumentenechte Haltung der Daten.

Zugriffsicherheit
Mit OS.5|ECM ist eine gezielte Rechtevergabe möglich. Bestimmte Dokumente können nur von den autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden.

Medienverwaltung
OS.5|ECM bietet die rechtlich einwandfreie digitale Archivierung auf einmal beschreibbaren Medien (WORM, CD-R, DVD, WORMTapes). Die Medien werden in Jukeboxen bzw. Tape-Libraries verwaltet. Zur Erhöhung der Datensicherheit werden Spiegelmedien angelegt, die genaue Kopien der Originalmedien sind. Die Speicherung mit RAID-Technologie sorgt für eine erhöhte Daten- und Ausfallsicherheit. (Optimal Systems: ra)