Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Betriebsrelevantes Wissen befindet sich heute oft in E-Mail-Systemen - Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auch für Kleinbetriebe unerlässlich
Die E-Mail-Achivierungslösung "EMA" ermöglicht vollständige Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs

(30.11.06) - Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung ist ein unerlässlicher Schritt auf den Weg zu einer unternehmensweiten IT-Compliance. Mit dem Release 2.05 der E-Mail-Archivierungs-Appliance "EMA" lassen sich E-Mails jetzt mit der aktuellen Version 6.3 des "Kerio Mailservers" gesetzeskonform archivieren.
EMA integriert sich dabei völlig nahtlos in den E-Mail- und Groupware-Server. Kerio hat ihren Mail-Server darüber hinaus mit einem integrierten Viren- und Spam-Schutz ausgestattet. Für die erforderliche Datensicherheit beim Zugriff auf E-Mails kommen dabei SSL und verschlüsseltes IMAP zur Anwendung. Speziell vor dem Hintergrund, dass Basel II Anfang nächsten Jahres in Kraft treten wird, können jetzt auch kleinere Betriebe mit der kombinierbaren Lösung "Kerio und EMA" zumindest im Bereich E-Mail IT-Compliance zeigen.

In Deutschland ist es beschlossene Sache: Pünktlich zum Anfang des nächsten Jahres wird in Europa Basel II in Kraft treten. Viele, vor allem kleinere Betriebe, haben sich hierauf aber noch nicht optimal vorbereitet. Vornehmlich im Bereich der "IT-Compliance" besteht daher auch heute noch enormer Handlungsbedarf. Wegen der Komplexität des Themas bereitet gerade kleineren Betrieben die Umsetzung von unternehmensinternen Compliance-Regelungen oftmals große Probleme. Für diese Unternehmen eignen sich daher vor allem bereits vorkonfigurierte Gesamtlösungen, die sich ohne hohen Aufwand und kostengünstig in die bestehenden IT-Systeme integrieren lassen.

Investitionen im Bereich der "IT-Compliance" können sich sogar richtig lohnen. Denn das in Verbindung mit Basel II stehende Kreditrating ist abhängig von bestehenden betrieblichen Risiken. Ein solches Risiko ist beispielsweise gegeben, wenn geschäftskritische Informationen unzureichend geschützt sind oder E-Mails nicht archiviert werden. Denn oft mehr als die Hälfte des betriebsrelevanten Wissens befindet sich heute in E-Mail-Systemen. Ein erheblicher Anteil hiervon beinhaltet dabei auch geschäftskritische Informationen. Gehen diese verloren, entstehen in der Folge zusätzliche Kosten und somit höhere finanzielles Risiken. Sind jedoch die Risiken kleiner, kann sich dadurch auch das Kreditrating verbessern. Erreichen lässt sich das oftmals schon dann, wenn die elektronischen Arbeitsabläufe im Betrieb den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Die gesetzeskonforme E-Mail-Achivierungslösung EMA ermöglicht die sichere und vollständige Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs in Unternehmen oder Organisationen. Die Lösung erfüllt dabei nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der GDPdU zur Speicherung steuerrelevanter, digitaler Daten, sondern ist auch konform zu Vorschriften wie Basel II, Sarbanes-Oxley oder IFRS. Via "Plug & Play" lässt sich EMA nach Herstellerangaben innerhalb weniger Minuten in nahezu jede bestehende IT- und E-Mail-Infrastruktur integrieren und ist dann sofort betriebsbereit. Jede E-Mail wird danach automatisch vom System erkannt, mit einem Zeitstempel versehen, digital signiert und mit AES verschlüsselt in das Archiv abgelegt.

Die Administrationskonsole des Kerio Mailservers beinhaltet bereits einen Bereich "Archivierung". Trägt man dort die E-Mail-Adresse der EMA ein, ist fast schon die halbe Arbeit getan. Mit nur wenigen Mausklicks kann dann auch noch entschieden werden, ob beispielsweise nur der nach extern geführte oder ob gleich der gesamte E-Mail-Verkehr archiviert werden soll. Erlaubt der Betrieb, dass Mitarbeiter private E-Mails versenden, lassen sich diese Konten separat über eine einfache Filtereinstellung innerhalb der EMA von der allgemeinen Archivierung problemlos ausschließen. (IT-Security Group: ra)