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Rechnungsversand mit Digitaler Signatur

Hanjin Shipping versendet elektronische Rechnungen mit "Retarus eSign" und erspart ihren Kunden Risiken bei der Steuerprüfung
Rechnungsempfänger erhalten eine elektronische Rechnung, die alle Vorgaben der anspruchsvollen deutschen Gesetzgebung erfüllt

(03.12.07) - Die deutsche Niederlassung der Containerschiff-Reederei Hanjin Shipping verschickt über den Outtasking-Service "Retarus eSign" heute jeden Monat zwischen 5.000 und 6.000 elektronische Rechnungen. Retarus eSign wird in den Rechenzentren des Messaging-Experten Retarus betrieben, erfüllt alle Vorschriften einer qualifizierten Digitalen Signatur und entspricht den steuerbehördlichen Auflagen.

Pro Monat versendet die deutsche Dependance von Hanjin Shipping in Hamburg Tausende von Rechnungen, die unter anderem aus Dienstleistungen im Hafenlogistikbereich resultieren. In der Vergangenheit wurden die Rechnungen kosten- und zeitintensiv ausschließlich auf Papier versendet. Im Einzelfall ergab das manchmal eine ganze Palette mit mehrseitigen Belegen und Geschäftsdokumenten, so etwa bei einem großen deutschen Logistikdienstleister.

Heute wird bei ihm alles elektronisch abgewickelt. Seit kurzem setzt Hanjin Shipping auf Retarus eSign, ein Komplettpaket für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang. Aktuell werden an Kunden von Hanjin Shipping pro Monat bereits zwischen 5.000 und 6.000 elektronische Rechnungen verschickt - Tendenz steigend.

Die Rechnungen der Reederei werden im PDF-Format an die Retarus-Rechenzentren übermittelt und dort automatisch mit einer qualifizierten Signatur versehen. Die Rechnungsempfänger erhalten kurz darauf eine elektronische Rechnung, die alle Vorgaben der anspruchsvollen deutschen Gesetzgebung (Umsatzsteuergesetz § 14 Absatz 3) erfüllt. Dazu zählt auch eine qualifizierte Digitale Signatur.

Bei der Auswahl einer Lösung für den elektronischen Rechnungsversand spielten diese Kriterien eine zentrale Rolle. "Hanjin Shipping hat sich bewusst für eine Outtasking-Lösung wie Retarus eSign entschieden. Bei einer intern betriebenen Variante hätten wir uns um die doch ziemlich aufwändigen rechtlichen Rahmenbedingungen kümmern müssen. Die Arbeit, Rechnungen mit einer qualifizierten Digitalen Signatur zu versehen, nimmt uns Retarus ab", erläutert Reinhard Prössler, IT-Leiter bei Hanjin Shipping in Hamburg.

Aktuell prüft Hanjin Shipping, ob Retarus eSign auch in anderen europäischen Niederlassungen eingesetzt werden soll. Mit dieser Lösung erspart Hanjin Shipping ihren Kunden Risiken bei der Steuerprüfung, denn Retarus eSign schafft für alle Rechnungsempfänger die Voraussetzungen für einen rechtmäßigen Vorsteuerabzug.

Der Münchner Messaging-Experte versieht nicht nur jede Rechnung mit einer elektronischen Signatur, sondern nimmt auch eine automatische Signaturprüfung vor, dokumentiert deren Ergebnis und schickt alles zusammen mit der signierten Rechnung dem Rechnungsempfänger zu. Dadurch entfällt beim Empfänger die aufwändige Online-Signaturüberprüfung. Er erhält in einem Arbeitsgang alle Dokumente, die er beim Finanzamt als Beleg einreichen kann.

Retarus eSign ist damit nicht nur eine effiziente und rundum transaktionssichere Lösung für den Absender, sondern auch für die Adressaten der Rechnungen. Laut Gesetzgeber sind diese nämlich verpflichtet, Digitale Signaturen zu überprüfen und elektronische Rechnungen zu archivieren, um die Vorsteuerabzugsfähigkeit elektronischer Rechnungsbelege sicherzustellen. (Retarus: ra)

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