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Compliance-Prozesse vorantreiben

Fünf Tipps: So halten Sie beim Speichern von Big Data die Compliance ein
Cloud-Speicher: Billig und scheinbar unbegrenzt verfügbar - unter Umständen kann das allerdings zu Compliance-Problemen führen

Die Menge der gesammelten Daten im modernen Business-Alltag steigt kontinuierlich an und Analysten prognostizieren bis zum Jahr 2025 eine Datenmenge von 181 Zettabyte. Diese Flut an Informationen hat auch deutliche Schattenseiten, denn die gespeicherten Informationen binden wertvolle Speicherressourcen und Energie. Die Folge: erhöhter CO2-Ausstoß. Bedenklich wird es außerdem, wenn diese Daten noch nicht einmal genutzt werden. Laut einer Studie von Veritas verfügen beispielsweise 52 Prozent der Unternehmen über sogenannte Dark Data. Das bedeutet, dass die Firmen weder den Wert noch den Inhalt der Daten kennen und diese somit ungenutzt auf unterschiedlichen Speichersystemen abgelegt sind. Der Schaden für die Umwelt ist enorm: Dark Data verursacht jährlich mehr Kohlenstoffdioxid als 80 einzelne Länder gemeinsam.

Ein weiteres Problem durch Big Data sind rechtliche Probleme und hohe Strafzahlungen von Unternehmen, die bei einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung- und Speicherung anfallen können. Denn schnell treten Compliance-Probleme auf, wenn Firmen den Überblick über ihre Daten verlieren. Oftmals wissen sie noch nicht einmal, dass diese überhaupt vorhanden sind.

"Jedes Unternehmen speichert Daten, auf die es nie mehr zugreift. Das ist im ersten Moment verständlich, da Cloud-Speicher billig und scheinbar unbegrenzt verfügbar sind. Unter Umständen kann das allerdings zu Compliance-Problemen führen – aus den Augen, aus dem Sinn. Solche Daten können immerhin eine datenschutzrechtliche Relevanz haben und sind weiterhin da", erläutert Marc Ahlgrim, Digital Transformation Specialist Risk Mitigation and Compliance, GDPR, bei Veritas Technologies. "Wir bei Veritas haben in den vergangenen Jahren miterlebt, welche Fehler Firmen bei der Umsetzung von Compliance machen und welche Unternehmen die juristischen Vorgaben erfolgreich umsetzen und einhalten. Zum vierjährigen Jubiläum der DSGVO erinnern wir daran: Nur wer alle seine Daten im Unternehmen kennt, sie schützt und den Zugriff darauf streng reglementiert, wird von den Compliance-Aufgaben nicht überfordert."

Folgende Punkte können Unternehmen helfen, beim Speichern von Daten die Compliance einzuhalten, zu schützen und ihre Prozesse entsprechend anzupassen:

1. Teamübergreifende Zusammenarbeit
Die Aufgabe des fristgerechten Löschens von Daten wird meist mit der IT-Abteilung verbunden. Aber dennoch ist Compliance in erster Linie eine rechtliche Herausforderung. Daher empfiehlt es sich, dass alle Beteiligten zusammenarbeiten: Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragte, IT und auch Geschäftsführung. Nur so können sämtliche Aspekte berücksichtigt werden – beispielsweise ein gestiegenes Datenvolumen oder Gesetzesänderungen. Gute Kommunikation und Zusammenarbeit gewährleisten einen reibungslosen, Compliance-Prozess.

2. Verantwortung des Managements
Daten sind das neue Gold. Das sollte auch der Führungsetage bewusst sein. Es empfiehlt sich daher, die erforderlichen finanziellen Mittel als auch die zeitlichen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um sichere Prozesse für die Datenspeicherung zu gewährleisten. Denn wer mit den Daten von Kunden fahrlässig umgeht, verliert auf lange Sicht nicht nur deren Vertrauen, sondern auch Umsätze.

3. Datentransparenz ist das A und O
Damit eine Compliance-konforme Datensicherung gewährleistet werden kann, müssen sich Unternehmen im Klaren darüber sein, wo Daten gespeichert sind und welchen Wert sie haben. Mit Data Mapping und Data Discovery erhalten Firmen einen Überblick über ihre Daten und kennen deren Speicherort. Zudem gewährleisten die beiden Maßnahmen Informationen darüber, wer auf die Informationen zugreifen darf und wie lange sie aufbewahrt werden.

4. Dark Data untersuchen, automatisch erkennen und einstufen
Mit einem automatisierten und proaktiven Datenmanagement können Firmen ihre Daten beleuchten und alle Datenquellen, Speicher und die Backup-Infrastruktur überblicken. So lassen sich die untersuchten Daten bewerten und im Bedarfsfall löschen. Mit einer Software, die Daten automatisch analysiert und nachverfolgt, können ohne menschliches Zutun Berichte erstellt werden. So lässt sich nachweisen, dass ein Unternehmen seiner Verantwortung in Bezug auf die DSGVO nachkommt. Und es ist bei Fragen zur Sicherheit und Datennutzung auskunftsfähig.

5. Compliance-Prozesse vorantreiben und regelkonform handeln
Die Prozesse für die Compliance-Projekte von Unternehmen sollten klar definiert sein und auch an der Basis vorangetrieben werden. Dabei ist es unerlässlich, interne Abläufe und Daten in ihrem Istzustand zu erfassen und daraus einen Sollzustand abzuleiten. Teamübergreifend lässt sich auf diese Weise ein Maßnahmenkatalog erstellen, in dem Ziele und Zwischenschritte definiert werden. Bei gefundenen personenbezogenen Daten in den Dark Data sollte das Unternehmen klären, wie schnell es Verstöße gegen den Datenschutz identifizieren und Meldeverfahren einleiten kann. Nur so lassen sich Compliance-konforme Prozesse in einem Unternehmen umsetzen.

"Datenschutz wird für Unternehmen immer wichtiger. Firmen müssen das Thema Compliance umfassend betrachten, um die Daten gesetzeskonform zu sichern. In Zukunft werden in diesem Bereich zunehmend auch Automatisierung und künstliche Intelligenz eine wichtige Rolle spielen. Durch den Einsatz eines autonomen Datenmanagements sind Unternehmen besser in der Lage, die Mengen an unterschiedlichen Daten zu verwalten", so Ahlgrim abschließend. (Veritas Technologies: ra)

eingetragen: 31.05.22
Newsletterlauf: 04.08.22

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Rassismus & Diskriminierungsvorwürfe
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Bundesarbeitsgericht

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Die Parteien streiten über die Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023. Der Kläger war bei der Beklagten vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 als Betriebsleiter beschäftigt. Im Jahr 2023 war er von Beginn an bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und deshalb nicht in der Lage, seinen Urlaub aus diesem Jahr in Anspruch zu nehmen.

Corporate Compliance Zeitschrift

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Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
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Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

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Mit dem Ende Februar veröffentlichten Entwurf zur Omnibus-Richtlinie will die EU-Kommission die gerade erst kodifizierten Pflichten zur Transparenz der Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit wieder deutlich reduzieren, um die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten. In den vergangenen Heften haben wir in der ZRFC immer wieder über die Entwicklungen berichtet. In diesem Beitrag stellen wir kompakt die Änderungsvorschläge der EU-Kommission zum Bürokratieabbau vor.
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Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

Zeitschrift Corporate Governance

Rechnungslegung & Nachhaltigkeit
Seit der Veröffentlichung des "Omnibus package on Sustainability" herrscht große Verunsicherung aufseiten europäischer Unternehmen: Die Zukunft der Nachhaltigkeitsberichterstattung - und daran knüpfend der "Sustainable Corporate Governance" - ist zeitlich erneut in die Ferne gerückt und hinsichtlich ihrer inhaltlichen Ausgestaltung mit zahlreichen Fragezeichen verbunden. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen dennoch Entscheidungen dazu treffen, wie sie sich positionieren und welche Schritte sie zur Weiterentwicklung ihres Rechnungswesens setzen wollen.
Rechnungslegung: VSME-Standard
Im Dezember 2024 hat die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) einen Standard für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung kapitalmarktferner kleiner und mittelgroßer Unternehmen (VSME Standard) verabschiedet. Damit wird die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht-kapitalmarktorientierter kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) innerhalb der Europäischen Union erstmals anhand eines spezifischen Standards konkretisiert.

Zeitschrift Interne Revision

keine Verpflichtungen für Angreifende
Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
DORA-Basispapier
In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

Bundeskartellamt

Bundeskartellamt legt Jahresbericht 2024/25 vor
Der Präsident des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, hat den "Jahresbericht 2024/25" der Behörde vorgestellt. Mundt sagte: "Wettbewerb bleibt der unverzichtbare Treiber unserer marktwirtschaftlichen Ordnung. Wachstum kann nur im offenen Wettbewerb entstehen, der Innovationen fördert und die Wettbewerbsfähigkeit unserer Wirtschaft stärkt. Ob Digitalwirtschaft, Benzinpreise oder Lebensmittel - eine nachhaltige und positive Entwicklung gelingt nur, wenn Unternehmen fair und transparent um die besten Lösungen konkurrieren. Verbraucherinnen und Verbraucher profitieren von Vielfalt, Qualität und fairen Preisen - das ist die Grundlage für eine starke und gerechte Wirtschaft."
Expertenkreis KI und Wettbewerb
Im Rahmen eines Expertenkreises diskutierte das Bundeskartellamt mit ausgewählten Stakeholdern über Fragen der Künstlichen Intelligenz (KI) mit Blick auf Wettbewerb und Wettbewerbsbeschränkungen. Auf Einladung des Amtes nahmen 14 Vertreterinnen und Vertreter von in Deutschland ansässigen Unternehmen und Verbänden teil. Die Unternehmen bilden zusammen wesentliche Teile der KI-Wertschöpfungskette ab und sind sowohl größeren, etablierten Unternehmen als auch kleineren Unternehmen und Start-ups zuzuordnen. Geleitet wurde die Veranstaltung von dem Präsidenten des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, sowie dem Vizepräsidenten Prof. Dr. Konrad Ost.