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Aufbewahrungspflichten für E-Mails in den GoBD

E-Mail-Archivierungspflicht: Diesen fünf Irrtümern sollten IT-Manager nicht aufsitzen
Fünf Irrtümer über die E-Mail-Archivierungspflicht

Von Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing bei MailStore

Fünf Irrtümern über die E-Mail-Archivierungspflicht auf, halten sich bis heute hartnäckig. Irrtum 1: Nur große Unternehmen müssen ihre E-Mails archivieren. In Deutschland sind die Aufbewahrungspflichten für E-Mails in den GoBD geregelt – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese vom Bundesfinanzministerium definierten Grundsätze umfassen die Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung und gelten für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind – wie Bücher, Rechnungen und Buchungsbelege. Folglich muss der überwiegende Teil aller Unternehmen unabhängig von Branche und Größe E-Mails und Anhänge, die entsprechende Informationen beinhalten, vollständig, revisionssicher und dauerhaft zugänglich aufbewahren.

Irrtum 2: E-Mail-Archivierung ist nur aus steuerrechtlicher Sicht wichtig
Die Einhaltung der GoBD ist nur ein wichtiger Grund für die E-Mail-Archivierung. IT-Manager sollten aber nicht unterschätzen, wie lang die Liste an Vorteilen ist.

Eine zentrale E-Mail-Archivierung:
>> minimiert das Risiko, E-Mail-Daten unwiederbringlich zu verlieren.

>> wirkt überfüllten Postfächern entgegen, da E-Mail-Daten nach der Archivierung vom Server entfernt werden können. Sowohl das Datenvolumen auf als auch die Kosten für E-Mail-Server lassen sich so konstant niedrig halten.

>> sorgt auf mehreren Ebenen für höhere Produktivität. Mitarbeitende haben einen einfachen und schnellen (Self-Service-) Zugriff auf ihre eigenen archivierten E-Mails und Anhänge. Dadurch entfallen Wiederherstellungsanfragen an die IT-Abteilung. IT-Mitarbeitende gewinnen dadurch wiederum Zeit, um sich auf relevantere Tätigkeiten zu konzentrieren.

>> unterstützt bei der Umsetzung der EU-DSGVO-Vorgaben. Jedem EU-Bürger stehen verschiedene Betroffenenrechte zu – wie zum Beispiel das Auskunftsrecht (Art. 15), das Recht auf Löschung (Art. 17) oder das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Stellt ein Kunde eine DSGVO-relevante Anfrage, müssen Unternehmen dieser unverzüglich und vollumfänglich nachkommen. Mithilfe der verschiedenen Funktionen einer E-Mail-Archivierungslösung können Unternehmen ihr Archiv effizient durchsuchen und die betroffenen Daten extrahieren und/oder löschen.

Irrtum 3: Ich muss E-Mails nur für kurze Zeit aufbewahren
Der Gesetzgeber schreibt den genauen Aufbewahrungszeitraum vor – und die sind alles andere als kurz. In Deutschland ergeben sich diese Fristen aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO) und betragen gewöhnlich zwischen sechs und zehn Jahren. In Österreich und der Schweiz existieren ähnliche Vorgaben nach der Bundesabgabenordnung bzw. dem Obligationenrecht.

Irrtum 4: Backups reichen doch vollkommen aus
Das ist ein weitverbreiteter Trugschluss. Backup-Systeme erstellen in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien. Allerdings werden diese nur über einen kurz- bis mittelfristigen Zeitraum gespeichert. Daher eignen sie sich vor allem für die Disaster Recovery – also der Wiederherstellung geschäftskritischer Systeme und Daten im Notfall. Jedoch besteht das Risiko, dass Daten dauerhaft verloren gehen, da E-Mails und deren Anhänge zwischen den Backup-Zyklen eventuell nicht gesichert oder schlicht überschrieben wurden. Daher sollte mit Blick auf die E-Mail-Kommunikation das regelmäßige Backup des E-Mail-Servers durch eine E-Mail-Archivierungslösung ergänzt werden. Sie archiviert bei Bedarf alle ein- und ausgehenden Nachrichten sofort, wodurch sie Vollständigkeit und Revisionssicherheit gewährleistet. Wichtig: Für zusätzliche Sicherheit sollten Unternehmen ebenfalls Backups ihres Archivs anlegen.

Irrtum 5: Die Investition lohnt sich nicht – E-Mail-Archivierung kostet zu viel Zeit und Geld
Richtig ist stattdessen: Für die E-Mail-Archivierung müssen Unternehmen in eine entsprechende Lösung investieren. Durch die Auslagerung der E-Mails reduzieren sich die Storage-Anforderungen an den E-Mail-Server (was übrigens auch für Cloud-Dienste relevant ist), wodurch sich die Server-Kosten deutlich reduzieren lassen. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung ist in der Regel schnell eingerichtet. Und da Mitarbeitende archivierte E-Mail-Daten eigenständig wiederherstellen können, muss die IT dahingehend auch weniger Zeit investieren. Die Investition lohnt sich also doch – zumal man damit (steuer-)rechtlich auf der sicheren Seite ist. (MailStore: ra)

eingetragen: 21.09.23
Newsletterlauf: 12.01.24

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Bundesarbeitsgericht

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Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

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Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

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Rechnungslegung: VSME-Standard
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Zeitschrift Interne Revision

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Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
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In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

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Bundeskartellamt legt Jahresbericht 2024/25 vor
Der Präsident des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, hat den "Jahresbericht 2024/25" der Behörde vorgestellt. Mundt sagte: "Wettbewerb bleibt der unverzichtbare Treiber unserer marktwirtschaftlichen Ordnung. Wachstum kann nur im offenen Wettbewerb entstehen, der Innovationen fördert und die Wettbewerbsfähigkeit unserer Wirtschaft stärkt. Ob Digitalwirtschaft, Benzinpreise oder Lebensmittel - eine nachhaltige und positive Entwicklung gelingt nur, wenn Unternehmen fair und transparent um die besten Lösungen konkurrieren. Verbraucherinnen und Verbraucher profitieren von Vielfalt, Qualität und fairen Preisen - das ist die Grundlage für eine starke und gerechte Wirtschaft."
Expertenkreis KI und Wettbewerb
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