Sie sind hier: Home » Markt » Hinweise & Tipps

Aufbewahrungspflichten für E-Mails in den GoBD

E-Mail-Archivierungspflicht: Diesen fünf Irrtümern sollten IT-Manager nicht aufsitzen
Fünf Irrtümer über die E-Mail-Archivierungspflicht

Von Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing bei MailStore

Fünf Irrtümern über die E-Mail-Archivierungspflicht auf, halten sich bis heute hartnäckig. Irrtum 1: Nur große Unternehmen müssen ihre E-Mails archivieren. In Deutschland sind die Aufbewahrungspflichten für E-Mails in den GoBD geregelt – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese vom Bundesfinanzministerium definierten Grundsätze umfassen die Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung und gelten für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind – wie Bücher, Rechnungen und Buchungsbelege. Folglich muss der überwiegende Teil aller Unternehmen unabhängig von Branche und Größe E-Mails und Anhänge, die entsprechende Informationen beinhalten, vollständig, revisionssicher und dauerhaft zugänglich aufbewahren.

Irrtum 2: E-Mail-Archivierung ist nur aus steuerrechtlicher Sicht wichtig
Die Einhaltung der GoBD ist nur ein wichtiger Grund für die E-Mail-Archivierung. IT-Manager sollten aber nicht unterschätzen, wie lang die Liste an Vorteilen ist.

Eine zentrale E-Mail-Archivierung:
>> minimiert das Risiko, E-Mail-Daten unwiederbringlich zu verlieren.

>> wirkt überfüllten Postfächern entgegen, da E-Mail-Daten nach der Archivierung vom Server entfernt werden können. Sowohl das Datenvolumen auf als auch die Kosten für E-Mail-Server lassen sich so konstant niedrig halten.

>> sorgt auf mehreren Ebenen für höhere Produktivität. Mitarbeitende haben einen einfachen und schnellen (Self-Service-) Zugriff auf ihre eigenen archivierten E-Mails und Anhänge. Dadurch entfallen Wiederherstellungsanfragen an die IT-Abteilung. IT-Mitarbeitende gewinnen dadurch wiederum Zeit, um sich auf relevantere Tätigkeiten zu konzentrieren.

>> unterstützt bei der Umsetzung der EU-DSGVO-Vorgaben. Jedem EU-Bürger stehen verschiedene Betroffenenrechte zu – wie zum Beispiel das Auskunftsrecht (Art. 15), das Recht auf Löschung (Art. 17) oder das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Stellt ein Kunde eine DSGVO-relevante Anfrage, müssen Unternehmen dieser unverzüglich und vollumfänglich nachkommen. Mithilfe der verschiedenen Funktionen einer E-Mail-Archivierungslösung können Unternehmen ihr Archiv effizient durchsuchen und die betroffenen Daten extrahieren und/oder löschen.

Irrtum 3: Ich muss E-Mails nur für kurze Zeit aufbewahren
Der Gesetzgeber schreibt den genauen Aufbewahrungszeitraum vor – und die sind alles andere als kurz. In Deutschland ergeben sich diese Fristen aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO) und betragen gewöhnlich zwischen sechs und zehn Jahren. In Österreich und der Schweiz existieren ähnliche Vorgaben nach der Bundesabgabenordnung bzw. dem Obligationenrecht.

Irrtum 4: Backups reichen doch vollkommen aus
Das ist ein weitverbreiteter Trugschluss. Backup-Systeme erstellen in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien. Allerdings werden diese nur über einen kurz- bis mittelfristigen Zeitraum gespeichert. Daher eignen sie sich vor allem für die Disaster Recovery – also der Wiederherstellung geschäftskritischer Systeme und Daten im Notfall. Jedoch besteht das Risiko, dass Daten dauerhaft verloren gehen, da E-Mails und deren Anhänge zwischen den Backup-Zyklen eventuell nicht gesichert oder schlicht überschrieben wurden. Daher sollte mit Blick auf die E-Mail-Kommunikation das regelmäßige Backup des E-Mail-Servers durch eine E-Mail-Archivierungslösung ergänzt werden. Sie archiviert bei Bedarf alle ein- und ausgehenden Nachrichten sofort, wodurch sie Vollständigkeit und Revisionssicherheit gewährleistet. Wichtig: Für zusätzliche Sicherheit sollten Unternehmen ebenfalls Backups ihres Archivs anlegen.

Irrtum 5: Die Investition lohnt sich nicht – E-Mail-Archivierung kostet zu viel Zeit und Geld
Richtig ist stattdessen: Für die E-Mail-Archivierung müssen Unternehmen in eine entsprechende Lösung investieren. Durch die Auslagerung der E-Mails reduzieren sich die Storage-Anforderungen an den E-Mail-Server (was übrigens auch für Cloud-Dienste relevant ist), wodurch sich die Server-Kosten deutlich reduzieren lassen. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung ist in der Regel schnell eingerichtet. Und da Mitarbeitende archivierte E-Mail-Daten eigenständig wiederherstellen können, muss die IT dahingehend auch weniger Zeit investieren. Die Investition lohnt sich also doch – zumal man damit (steuer-)rechtlich auf der sicheren Seite ist. (MailStore: ra)

eingetragen: 21.09.23
Newsletterlauf: 12.01.24

Check Point Software Technologies: Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Compliance, die gelebt wird
Trotz strikterer Cybersecurity- und Compliance-Vorgaben behandeln viele KMU die Dokumentation ihrer IT-Infrastruktur noch stiefmütterlich. Dabei birgt fehlende oder unvollständige Dokumentation das Risiko von ineffizientem Troubleshooting und teuren Fehlentscheidungen. Ohne verlässliche Informationen zu Netzstrukturen, Systemabhängigkeiten oder Rechten wird jeder Incident zur Blackbox.
Echtzeitüberweisungen gemäß IPR
Zahlungsdienstleister stehen unter Druck: Bis Oktober dieses Jahres müssen sie die Verification of Payee (VOP) umgesetzt haben und die Versendung von Echtzeitüberweisungen (Instant Payments) möglich machen. NTT Data erklärt die größten Hürden - und wie sie bis zur Deadline überwunden werden können.
PCI-DSS und Sichtbarkeit
Als anerkanntes Security Framework ist der Payment-Card-Industry-Data-Security-Standard (kurz: PCI-DSS) für Anbieter von Kreditkartentransaktionen ein absolutes Compliance-Muss. Tiho Saric, Senior Sales Director bei Gigamon, verrät, wie die Einhaltung des Sicherheitsstandards dank Netzwerksichtbarkeit zum Kinderspiel wird.
Resilienz kritischer Infrastrukturen stärken
Mit dem neuen KRITIS-Dachgesetz steht die deutsche Wirtschaft vor einer sicherheitspolitischen Zäsur. Ziel des juristischen Rahmenwerks ist es, die Resilienz kritischer Infrastrukturen zu stärken - und das über alle Sektoren hinweg: von Energie, Wasser und Telekommunikation über Gesundheit und Ernährung bis hin zum Transportwesen. Neben Konzernen geraten nun zunehmend auch mittelständische Betreiber in den Fokus.
E-Mails mit geschäftskritischen Inhalten
Unternehmen, die ein falsches Bild von der grundsätzlichen Aufbewahrung von E-Mails mit geschäftskritischen Inhalten haben, laufen Gefahr, gesetzliche Vorgaben der GoBD oder DSGVO zu missachten. Folglich müssen sie dann mit juristischen und finanziellen Konsequenzen rechnen. Umso erstaunlicher ist es, dass zahlreiche Unternehmen ihrem Schutz noch immer nur wenig Bedeutung beimessen.

Diebstahl von Bankkarten oder Smartphone Sieben Punkte für die CISO-Checkliste 2024

Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
Schon seit 2006 gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), was insbesondere Arbeitgeber sehr vorsichtig gemacht hat. Etwa indem Stellenanzeigen alle inzwischen mindestens drei Geschlechter ausdrücklich mit "m/w/d" bezeichnen und auch keine Altersvorgaben mehr vorsehen, sowie geschlechtersensible - korrekt gegenderte - Sprache verwenden. Doch haben viele Berufsverbände noch gar nicht erkannt, dass sie gegenüber Mitgliedern und Bewerbern um Mitgliedschaft noch weitere Pflichten aus dem AGG haben, und diese korrespondierend Rechte, analog wie bei Arbeitnehmern.
Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Bürokratieabbau in der Landwirtschaft
Nach Auffassung der AfD-Fraktion stellt eine "überbordende Bürokratie" die höchste Hürde für Landwirte in ihrem beruflichen Alltag dar. In einer Kleinen Anfrage (21/314) wollen die Abgeordneten der AfD von der Bundesregierung unter anderem wissen, ob sie die im Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD vereinbarte Neubewertung der 194 Vorschläge der Länder zum Bürokratieabbau sowie die Einführung von Bürokratie-Praxischecks umsetzen werde.
Patentgeschützte, hochpreisige Arzneimittel
Das Gutachten 2025 des Sachverständigenrates zur Begutachtung der Entwicklung im Gesundheitswesen und in der Pflege liegt nun als Unterrichtung durch die Bundesregierung (21/460) vor. Das Gremium hatte das Gutachten unter dem Titel "Preise innovativer Arzneimittel in einem lernenden Gesundheitssystem" am 22. Mai der Öffentlichkeit vorgestellt.
AfD will Gebäudeenergiegesetz abschaffen
Die AfD-Fraktion will das Gebäudeenergiegesetz (GEG) abschaffen und verlangt in einem Antrag (21/227) außerdem, auf die CO2-Bepreisung von Heizöl und Gas zu verzichten. Die entsprechenden Vorschriften sollen "schnellstmöglich, vollständig und ersatzlos" gestrichen werden. Zudem soll die Umsetzung aller entsprechenden EU Verordnungen und Richtlinien (etwa der sogenannte Green Deal der EU) sowie damit verbundene Regulierungen wie der CO2-Grenzausgleich sofort beendet werden.

Bundesarbeitsgericht

Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.
Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich
Die Parteien streiten über die Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023. Der Kläger war bei der Beklagten vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 als Betriebsleiter beschäftigt. Im Jahr 2023 war er von Beginn an bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und deshalb nicht in der Lage, seinen Urlaub aus diesem Jahr in Anspruch zu nehmen.
Cloud-basierte Software für Personalverwaltung
Ein Arbeitnehmer kann einen Anspruch auf Schadenersatz wegen einer Verletzung der Datenschutz-Grundverordnung haben, wenn der Arbeitgeber personenbezogene Echtdaten innerhalb des Konzerns an eine andere Gesellschaft überträgt, um die Cloud-basierte Software für Personalverwaltung "Workday" zu testen.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

EU-Änderungsvorschläge zum Bürokratieabbau
Mit dem Ende Februar veröffentlichten Entwurf zur Omnibus-Richtlinie will die EU-Kommission die gerade erst kodifizierten Pflichten zur Transparenz der Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit wieder deutlich reduzieren, um die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten. In den vergangenen Heften haben wir in der ZRFC immer wieder über die Entwicklungen berichtet. In diesem Beitrag stellen wir kompakt die Änderungsvorschläge der EU-Kommission zum Bürokratieabbau vor.
HinSchG: Anspruch und Wirklichkeit
Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

Zeitschrift Corporate Governance

Rechnungslegung & Nachhaltigkeit
Seit der Veröffentlichung des "Omnibus package on Sustainability" herrscht große Verunsicherung aufseiten europäischer Unternehmen: Die Zukunft der Nachhaltigkeitsberichterstattung - und daran knüpfend der "Sustainable Corporate Governance" - ist zeitlich erneut in die Ferne gerückt und hinsichtlich ihrer inhaltlichen Ausgestaltung mit zahlreichen Fragezeichen verbunden. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen dennoch Entscheidungen dazu treffen, wie sie sich positionieren und welche Schritte sie zur Weiterentwicklung ihres Rechnungswesens setzen wollen.
Rechnungslegung: VSME-Standard
Im Dezember 2024 hat die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) einen Standard für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung kapitalmarktferner kleiner und mittelgroßer Unternehmen (VSME Standard) verabschiedet. Damit wird die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht-kapitalmarktorientierter kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) innerhalb der Europäischen Union erstmals anhand eines spezifischen Standards konkretisiert.

Zeitschrift Interne Revision

keine Verpflichtungen für Angreifende
Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
DORA-Basispapier
In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

Bundeskartellamt

Austauschbarkeit der Produkte
Das Bundeskartellamt hat die geplante Übernahme des Automobil-Ethernet-Geschäfts der amerikanischen Marvell Technology, Inc. (Marvell) durch die Infineon Technologies AG (Infineon) freigegeben. Die Ethernet-Komponenten von Marvell werden vor allem für die Übertragung von Daten innerhalb des Netzwerks von softwaredefinierten Fahrzeugen (Software-defined Vehicles, SDVs) verwendet.
Schlachtung und Absatz von Schlachtfleisch
Das Bundeskartellamt hat das Vorhaben der Tönnies International Management GmbH untersagt, mehrere Unternehmen und Beteiligungen von der Vion GmbH und der Vion Beef B.V., insbesondere die Schlachthöfe in Buchloe, Crailsheim und Waldkraiburg, zu erwerben.