PDF und Compliance-Anforderungen im HR-Bereich
Die Ablösung von bisher papiergebundenen Abläufen durch elektronische Prozesse stellt erhöhte Anforderungen an die Compliance – besonders im Personalwesen
Intelligente PDF-Dokumente verfügen über eingebaute Sicherheitsmechanismen, die durch bisher wenig bekannte Funktionen im Adobe Reader aktiviert werden
Von Harald Esch (*)
(19.08.08) - Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen und ihre Verarbeitung unterliegt höchsten Compliance-Anforderungen. Datenschutz, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Kontrolle oder Archivierbarkeit sind auch in hundertprozentig elektronisch ablaufenden Prozessen die Voraussetzung für den Einsatz entsprechender IT-Lösungen. Und die sind heute unerlässlich. Denn der administrative Aufwand in den Personalabteilungen vieler Unternehmen hat erhebliche Ausmaße angenommen und ist recht kostenintensiv – von der Bearbeitung von Urlaubsanträgen, über Datenänderungen bei Anschriften bis zur Verwaltung von Bewerbungen. Daran hat auch die Einrichtung von Shared Service Centern in vielen großen Firmen bisher nur wenig geändert. Denn vielfach laufen auch hier die entsprechenden Prozesse noch papiergebunden ab, sind unstrukturiert und ließen sich sehr viel effizienter organisieren.
Etwa durch eine Vereinheitlichung der Prozessdokumente und die flexiblere Gestaltung der dokumentenbasierten Abläufe. Damit können in der Personalabteilung – so die Erfahrung aus verschiedenen Projekten – zusätzliche freie Kapazitäten in einer Größenordnung von bis zu 22 Prozent geschaffen werden. Denn gerade Prozesse im Bereich Human Ressources (HR) haben in aller Regel einen hohen Dokumentenanteil und betreffen viele – wenn nicht sogar alle – Mitarbeiter im Unternehmen gleichzeitig, sie sind also hochvolumig.
PDF ist mehr als nur Papierersatz
Intelligente Dokumente können hier eine Alternative sein. Ihre Basis ist das plattformunabhängige "Adobe Portable Document Format" (PDF), das vor mehr als 15 Jahren entwickelt und heute weltweit als ISO-Norm den Standard für den sicheren und zuverlässigen Austausch elektronischer Dokumente darstellt. Viele Unternehmen nutzen zwar heute bereits PDF-Dateien, aber meist nur als reinen Papierersatz. Doch der Clou sind eigentlich die intelligenten Eigenschaften dieses Formats wie die Dateneinbettung, die Formularfunktion, die gesteuerte Zugriffskontrolle und vor allem vielfältige Sicherheitsfunktionen.
Der Adobe Reader verfügt dazu über einige versteckte Funktionen, die im Normalfall nicht oder nur selten genutzt werden und sich über ein entsprechendes intelligentes Dokument aktivieren lassen. Dazu zählen die Möglichkeit zum Abspeichern von eingegebenen Daten und zum Aufbringen von Kommentaren, das Anfügen von Anhängen, das digitale Signieren und ein dynamischer Barcode.
Während statische Formulare ein genau festgelegtes Erscheinungsbild haben, können dynamische PDF-Formulare ihr Layout in Abhängigkeit von den Eingaben selbstständig erweitern, etwa Bestellformulare für Büromaterial mit einer dynamischen Artikelliste. Die direkte Übernahme von Daten aus dem PDF in die Backend-Systeme mittels der Adobe-Server-Technologien sorgt dafür, dass die entsprechenden Geschäftsprozesse erheblich schneller und fehlerfrei ablaufen.
Gerade im sensiblen HR-Bereich erfüllen die intelligenten Dokumente sämtliche Sicherheitsansprüche und können vor dem Hintergrund der heute immer wichtiger werdenden Revisionssicherheit sogar noch einen weiteren Vorteil ausspielen: Sie lassen sich dank der integrierten Logik so gestalten, dass darin nur noch bestimmte Textbereiche verändert werden können – und nicht mehr wie früher mit der Textverarbeitung das gesamte Dokument. Dies geschieht durch "unwiederbringliches Unkenntlichmachen" (text reduction) und beinhaltet auch die Metadaten der Originaldatei. Diese Schutzmaßnahme vor unerwünschten Änderungen kann auch sehr gut individuell von Fall zu Fall gesteuert werden.
Elektronische Workflows erfordern Sicherheit
Intelligente Formulare sind allerdings nur der Anfang. Mit Hilfe der "Adobe LiveCycle Suite", einem interaktiven Lösungspaket zur Prozessverwaltung, lässt sich die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Informationen in Unternehmen durch den Aufbau komplett elektronischer Workflows deutlich vereinfachen. Die einzelnen Komponenten können softwaretechnisch wie eine Sammlung von Services betrachtet werden, die sich beliebig kombinieren und nutzen lassen. Etwa zur Prozessautomatisierung, zur Erstellung elektronischer Formulare, zur Steuerung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen, zur Informationssicherung und zum Generieren von Dokumenten.
Eine Grundvoraussetzung für ihren Einsatz ist die Authentizität und die Sicherheit der elektronischen Dokumente. Die Prozesse müssen sicher und nachvollziehbar gestaltet werden und sind auch richtlinienkonform zu dokumentieren. Eine wichtige Komponente dafür stellt neben dem integrierten Passwortschutz, der auch für einzelne Textpassagen aktiviert werden kann, die elektronische Signatur dar. Die intelligenten Formulare können dazu mit einer oder mehreren Signaturen innerhalb der PDF-Datei versehen werden. Diese umfassen auch Anlagen zum Dokument, etwa gescannte Belege, Nachweise oder Zeugnisse.
Nach dem Öffnen der Datei findet eine automatische Prüfung der Signatur statt. Der Empfänger kann an der Gültigkeit der Signatur erkennen, dass diese Datei zum einen unverfälscht ist und zum anderen die Echtheit des Absenders überprüfen. Seit 2005 ist in Deutschland die "Qualifizierte Elektronische Signatur" innerhalb von PDF-Dokumenten zugelassen und verschiedene Softwareanbieter haben dafür entsprechende Lösungen entwickelt. Mit nur wenigen Klicks lassen sich so Formulare am PC rechtsverbindlich und beweissicher elektronisch unterschreiben.
Das PDF-Formular mit Signatur entspricht dabei in allen Punkten dem seines Pendants auf Papier. Die "Qualifizierte Elektronische Signatur" ist mit wenigen Ausnahmen bei allen Dokumenten, die der so genannten Schriftform bedürfen, der handschriftlichen gleichgesetzt. Beim Empfänger des PDF-Dokuments wird sie bequem auf Gültigkeit geprüft – auch ohne Signaturkarte und Kartenleser.
Digital Rights Management und Plausibilitätskontrollen
Wenn höchste Anforderungen an den Dokumentenschutz und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse gestellt werden oder der Empfang von Dokumenten protokolliert werden muss, bietet das Modul "Adobe LiveCycle Rights Management ES" die richtige Antwort. Diese DRM-Lösung kombiniert dynamische Schutzfunktionen auf Dokumentenebene mit Techniken des Enterprise-Rights-Management zum Schutz geschäftskritischer Dokumente. Über "Adobe LiveCycle"-Komponenten wie dem "Policy Server", der sich an vorhandene Verzeichnisstrukturen im Unternehmen (Active Directory, LDAP) ankoppeln lässt, werden ebenfalls der Zugriffsschutz und die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet.
Neben den verschiedenen Sicherheits-Features können bei der Gestaltung der Formulare aber auch weitere Funktionen berücksichtigt werden, wie zum Beispiel zur Durchführung von Plausibilitätskontrollen in Echtzeit. Sie stellen sicher, dass die eingegebenen Daten – etwa in einem Zeugnis, bei einer Adressänderung oder einer neuen Bankverbindung für das Gehaltskonto – bereits bei der Erfassung korrekt sind und im Falle von Eingabefehlern nicht erst im Backend-System mühsam berichtigt werden müssen.
Um ein intelligentes Formular zu erstellen, kann der Sachbearbeiter in der Personalabteilung mit dem grafischen Autorenwerkzeug "Adobe LiveCycle Designer" einfach die benötigten Eingabefelder – sowohl für Texte als auch für Zahlen – auf eine Vorlage ziehen. Standardelemente wie Formularköpfe, Unterschriftsfelder und Barcodes sind in einer Bibliothek abgelegt und können ebenfalls per Drag und Drop ins Formular übernommen werden. Beim Ablegen der Objekte auf der Seite wird im Hintergrund der dazugehörige XML-Code automatisch erzeugt und es findet eine Verknüpfung der Formularfelder mit den dazugehörigen Strukturelementen des IT-Systems statt.
Durch die Einbindung der Business-Logik, von Sicherheitstechnologien, elektronischen Unterschriften und anderen Funktionalitäten lassen sich mit Hilfe der dynamischen PDF-Dokumente bisher papierbasierte Geschäftsprozesse relativ schnell durch einen elektronischen Workflow ersetzen und erhebliche Rationalisierungspotenziale erschließen – unter Einhaltung sämtlicher Compliance-Anforderungen.
(*) Harald Esch ist Sales Director Central Europe bei Adobe Systems.
(Adobe: ra)
