GDPdU-Praxis

Fragebögen der Finanzbehörden im Vorfeld der Betriebsprüfung machen das Thema der Verfahrensdokumentation für viele Unternehmen aktuell
GDPdU und Prozedere einer digitalen Betriebsprüfung: S4P-Partnertag zusammen mit der Avendata und der Nevadata

(01.02.07) - Am 12. und 13. Januar fanden die Partnertage der solutions for partners AG statt. Die Avendata GmbH und die Nevadata GmbH hielten informationsreiche und fundierte Vorträge. Thematik der Partnertage der S4P AG waren u. a. die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), Verfahrensdokumentation sowie e-Billing.

Die Avendata GmbH hat jahrelange Praxiserfahrung mit der Datenkonvertierung für den gesetzlich geforderten Datenzugriff. Die Form der digitalen Betriebsprüfung ist seit dem 01. Januar 2002 in Deutschland erlaubt und wird häufig praktiziert. Das Prozedere einer digitalen Betriebsprüfung läuft wie folgt ab: von einem Steuerprüfer werden die entsprechenden elektronischen steuerlich relevanten Daten des Systems des zu prüfenden Betriebes in eine spezielle Prüfsoftware eingelesen und durch bestimmte Filter des Programms ausgewertet. Wichtig hierbei ist für den zu prüfenden Betrieb, dass die steuerlich relevanten Daten vollständig und im Beschreibungsstandard der Finanzbehörden vorliegen. Zur Überführung von Daten in den Beschreibungsstandard wird eine spezielle Konvertierungssoftware benötigt. Die Avendata GmbH ist Entwickler und Distributor der Software "TransDATA professional". "Transdata professional" ist eine erprobte Konvertierungssoftware, die in Deutschland bereits hundertfach im Einsatz ist.

Nah an der Thematik der GDPdU liegt auch die der Verfahrensdokumentation. Die DV-Buchführung muss - wie jede Buchführung - von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Dies bezieht sich auf die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle (Einzelprüfung) als auch auf die Prüfbarkeit des Abrechnungsverfahrens (Verfahrens- oder Systemprüfung). Weiterhin muss sich aus der Dokumentation ergeben, dass das Verfahren entsprechend seiner Beschreibung durchgeführt worden ist.

Seitdem im Jahr 2004 erstmals Fragebögen der Finanzbehörden im Vorfeld der Betriebsprüfung kursierten, wurde auch das Thema der Verfahrensdokumentation für viele Unternehmen aktuell.

Die Avendata GmbH hat sich eingehend mit der Problematik der Verfahrensdokumentation beschäftigt und bietet auch auf diesem Gebiet eine herrausstechende Lösung zur effizienten Vereinfachung der betrieblichen Verfahrensdokumentation. Die Software DocuSYSTEMS ermöglicht es Unternehmen verschiedenster Unternehmensgrößen selbständig eine eigene Verfahrendokumentation zu erstellen.

Die noch relativ junge Tochterfirma der Avendata GmbH, die Nevadata GmbH ist Spezialist auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungsstellung. Elektronische Rechnungsstellung (e-Billing) ist eines der aktuellen Themen zur Kosteneinsparung in Unternehmen. Durch den Einsatz von e-Billing ist es möglich durchschnittlich bis zu 90 Prozent der üblichen Kosten des Rechnungsversandes eines Unternehmens einzusparen (Ausgangspunkt: Nutzung des Rechnungsportals der Nevadata GmbH).

Seit Juli 2004 besteht die Pflicht, alle Rechnungen, die per Computerfax oder E-Mail übersandt werden, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Als qualifizierte Signatur wird nach Gesetzesdefinition eine Signatur bezeichnet, die auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen digitalen Zertifikats beruht und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde.

Für die einfache und gesetzesmäßige Anwendung dieses Verfahrens der Rechnungsstellung ohne Anschaffungskosten für teure Hard- und Software, bietet die Nevadata GmbH ein Rechnungsportal an. Über dieses können Rechnungen problemlos signiert und verifiziert werden und zudem in sekundenschnelle zugestellt werden. (solutions for partners: Avendata: ra)