Arbeitshilfe zur Verfahrensdokumentation

Für mehr Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen
Zertifizierung nach "TR Resiscan" für "Datev Unternehmen online"

(28.04.15) - Das Browser-basierte Anwendungspaket Datev Unternehmen online bietet die höchst mögliche Rechtssicherheit für den nachgelagerten Prozess beim sogenannten Ersetzenden Scannen. Um dies zu belegen, wurde das System nun nach der Technischen Richtlinie (TR) Resiscan des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) geprüft. Beim Ersetzenden Scannen werden die in Papierform eingehenden buchungsrelevanten Belege wie beispielsweise Rechnungen eingescannt, sodass diese digital weiterverarbeitet werden können. Das Papier kann dann entsorgt werden, wenn sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege Manipulationen ausschließen. Kommt dabei eine nachweislich Eine Resiscan-konforme Lösung zum Einsatz, erleichtert in einem Streitfall die Beweisführung vor Gericht.

Datev ist das erste Unternehmen, das sich mit dem Ziel, kleine und mittelständische Unternehmen aktiv bei der Entbürokratisierung und Prozessoptimierung zu unterstützen, einer Resiscan-Zertifizierung unterzogen hat. Geprüft wurde der komplette Prozess zum Ersetzenden Scannen beim Einsatz von "Datev Unternehmen online" unter Verwendung der Datev-Arbeitshilfe zur Verfahrensdokumentation beim Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen.

Die Archivierung im Datev-System entspricht den einschlägigen Anforderungen an die Integrität und Unveränderbarkeit der Belege. Ab Belegeingang in Datev Unternehmen online sind also alle Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen erfüllt. Um die korrekte Entstehung des Belegbildes nachweisen zu können, muss im Unternehmen allerdings zusätzlich ein entsprechendes Scan-Verfahren aufgesetzt und dokumentiert werden. Für die Konzeption und Einrichtung dieses Prozesses ist der Steuerberater der geeignete Ansprechpartner.

Als Richtlinie dafür dient die von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband im vergangenen Jahr erstellte "Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege". Die in den Prüfungsprozess einbezogene Arbeitshilfe der Datev konkretisiert diese für die Nutzung mit Datev-Programmen. Automatismen, Eingabemasken, Anlagen und Assistenten geben Hilfestellung beim Erstellen der individuellen Verfahrensdokumentation. (Datev: ra)

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