Knappe Frist bis zur EU-DS-GVO

Fünf vor zwölf in Sachen EU-DS-GVO
Viele Unternehmensinformationen werden nicht ausreichend geschützt

Deutschen Unternehmen bleibt weniger als ein Jahr Vorbereitungszeit, doch sind nur wenige auf Informationsmanagement im digitalen Zeitalter eingestellt wie eine Iron Mountain-Studie zeigt. Es gibt noch viel zu tun, bevor am 25. Mai 2018 die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) anwendbar wird. Laut dem Digitalverband Bitkom verfolgt ein Großteil der Unternehmen immerhin eine Strategie zur Bewältigung des digitalen Wandels, doch fehlt es vielen an Hilfestellungen und Partnern und gar jedes fünfte IT-Unternehmen ignoriert bislang die EU-Datenschutz-Grundverordnung, die wesentliche Änderungen hinsichtlich der Vorgaben zur Datenverwaltung mit sich bringt.

Während die Anzahl der digitalisierten Dokumente wächst, mangelt es demnach am Know-how, um Unternehmensinformationen wertschöpfend und rechtskonform zu verwalten und zu schützen. Diese Ergebnisse bestätigt auch die Studie "Informationsmanagement und Digitale Transformation" von Iron Mountain.

Trotz knapper Frist bis zur EU-DS-GVO und hoher drohender Sanktionen von bis zu vier Prozent des Umsatzes bei Verletzung der Vorgaben befassen sich Unternehmen noch zu wenig mit Datenschutz im digitalen Zeitalter. Laut Iron Mountain-Studie sind Informationen zwar zu 85 Prozent digital vorhanden, aber knapp ein Drittel (29 Prozent) der Befragten gab an, dass es keine digitalen Workflows gäbe und in den kommenden drei Jahren seien bei einem Drittel diesbezüglich keine Veränderungen geplant.

Zudem gaben 13 Prozent an keinen Datenschutzbeauftragten zu haben und auf die Frage nach der EU-DS-GVO bekannten 11 Prozent der befragten Führungskräfte, sich noch gar keine Gedanken gemacht zu haben. Fehlanzeige auch in Sachen Informationsmanagement-Strategie: 11 Prozent der Befragten konnten keine Einschätzung geben, wie sich die Datenschutz-Neuregelung auf diese auswirken könnte.

"Obwohl sich viele Unternehmen darüber bewusst sind, wie wichtig Unternehmensinformationen sind, so versäumen es doch so manche, die Vorteile aus der Entwicklung zu schöpfen und angesichts der Digitalisierung in punkto Informationsmanagement vorzusorgen. Es ist notwendig, angesichts der kommenden Datenschutzgrundverordnung rechtzeitig strategisch Prozesse aufzusetzen, die klar verständlich und einfach zu befolgen sind, um weiterhin Compliance-gerecht zu agieren", so Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

"Regelmäßige Mitarbeiterschulungen, um Datenpannen aufgrund fehlender Kenntnisse zu verringern und eine Unternehmenskultur zu fördern, die Informationen wertschätzt und schützt, tragen zu einer bestmöglichen Informationsmanagement-Praxis bei. Ein geeignetes Digitalisierungs-und Archivierungsprogramm hilft, Informationen nachvollziehbar und sicher zu verwalten; und die Einhaltung von Löschungsfristen und Datenschutzvorgaben zu erleichtern", empfiehlt Börgmann.

Über die Umfrage
Die Umfrage wurde im Auftrag von Iron Mountain von Arlington Research durchgeführt. Dabei wurden insgesamt 512 leitende Angestellte in Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von 250 bis mehr als 2000 Angestellten in Deutschland befragt.
Die Teilnehmer stammten aus den Bereichen Rechtswesen, Finanzwesen, Versicherung, Pharmazeutik, verarbeitendes Gewerbe, Versorgungsbetriebe und Technik/Ingenieurswesen mit führenden Positionen in IT, Einkauf, Verkauf, HR, Finanzen sowie Datenschutzbeauftragten. Die Umfrage basiert auf Online-Interviews, die in Oktober 2016 durchgeführt wurden.
(Iron Mountain: ra)

eingetragen: 28.06.17
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