Maßnahmen zur Vermeidung von Betrug

Compliance-Regelung: Bribery Act als Falle für deutsche Unternehmen
Umfrage: Unternehmen auf britisches Antikorruptionsgesetz unvorbereitet

(08.07.11) - Es gilt als das strengste Antikorruptionsgesetz der Welt: Am 1. Juli 2011 ist der Bribery Act in Großbritannien in Kraft getreten. Wichtig zu wissen: Es sind auch etwa 2.500 große und mittelständische deutsche Unternehmen von den neuen Compliance-Regelungen betroffen. Voraussetzung sind geschäftliche Beziehungen nach Großbritannien. Obwohl bei Nichteinhaltung empfindlich hohe Strafen drohen, sind Unternehmen auf dieses Gesetz nicht vorbereitet. Das zeigt eine aktuelle Umfrage von Coleman Parks in Zusammenarbeit mit Iron Mountain.

Die Umfrage unter 100 Unternehmensverantwortlichen aus dem Bereich Informationsmanagement ergab, dass über ein Drittel (36 Prozent) die neue Rechtsvorschrift noch nicht kannte. 30 Prozent der Befragten gaben an, dass in ihrem Unternehmen noch keine geeigneten Maßnahmen zur Vermeidung von Betrug eingeführt wurden. Weniger als die Hälfte der Führungskräfte (48 Prozent) wusste, welche Konsequenzen die Nichtbefolgung der neuen Bestimmungen nach sich ziehen könnte.

Vorbeugende Maßnahmen
Bei der Einführung, Verwaltung und Kommunikation effektiver Antikorruptionsmaßnahmen spielt die Automatisierung von Informationsprozessen eine wichtige Rolle. Denn ein Unternehmen kann sich laut dem Gesetz gegen den neuartigen Vorwurf der "Nichtverhinderung von Korruption" verteidigen, sofern die Implementierung entsprechender Maßnahmen nachweisbar ist. Laut der Umfrage war sich über ein Viertel (27 Prozent) der Befragten jedoch nicht bewusst, dass moderne Technologie ihnen dabei helfen kann, ihr Unternehmen vor Betrug, vor allem vor falschen Spesenabrechnungen, zu schützen.

Wie automatisierte Informationsprozesse Unternehmen als vorbeugende Maßnahme unterstützen können, zeigen folgende drei Beispiele:

1. Papier in digitale Daten überführen. Durch das digitale Scannen von Dokumenten wird sichergestellt, dass Finanztransaktionen, Belege, Vereinbarungen, Bestellungen etc. in ein elektronisches Format konvertiert und sicher gespeichert werden (im Idealfall außerhalb des Unternehmensstandorts). Dadurch können Unternehmen die Anforderungen des Antikorruptionsgesetzes in zweierlei Hinsicht erfüllen:

Erstens können sie ihrer Sorgfaltspflicht ständig und mithilfe eines automatisierten Prozesses nachkommen – bei allen Transaktionen im Unternehmen, wobei der Fokus auf den Hauptrisikobereichen wie Bewirtung, Werbeaufwände, Spesen etc. liegt. So können Probleme schon gelöst werden, bevor sie entstehen beziehungsweise eskalieren. Zweitens lassen sich digitale Dokumente einfacher für Aufsichtsbehörden und andere Institutionen bereitstellen.

2. Den Mensch außen vor lassen. Durch automatisierte Prozesse bei Finanztransaktionen wie im Rechnungsmanagement lässt sich das Risiko, dass missbräuchliches Verhalten unentdeckt bleibt, deutlich verringern. Die Automatisierung minimiert auch das mit Kapitalinvestitionen verbundene Risiko, indem die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, gesetzlichen Datenschutzbestimmungen sowie Daten- und Qualitätsstandards gewährleistet wird.

3. Informationen automatisch sichern. Moderne Lösungen ermöglichen automatische Backups aller relevanten elektronischen Daten. Dadurch lassen sich vermeintlich verloren gegangene oder gelöschte Informationen, wie beispielsweise E-Mails oder Daten auf Tapes, rasch wiederherstellen und alle Informationen für den künftigen Zugriff speichern.
(Iron Mountain: ra)

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