Compliance und Vertragsmanagement

Bedeutung eines effektiven Vertragsmanagements darf nicht unterschätzt werden: Die unternehmensweite Compliance ist ein Bereich, mit dem ein Großteil der Unternehmen immer noch zu kämpfen hat
Eine umfassende Lösung zum Vertragsmanagement kann einen systematischen Prozess für die Erstellung, Durchführung, Archivierung, Compliance und Analyse von Verträgen in einem Unternehmen ermöglichen

(28.08.08) - In Zusammenarbeit mit Ariba hat das Magazin "Supply&Demand Chain Executive Magazine" (S&DCE) unter seinen Lesern eine Studie durchgeführt, um herauszufinden, was unter dem Begriff eines effektiven Vertragsmanagement zu verstehen ist. Dabei wurden die größten Herausforderungen sowie die Rolle der IT bei Durchführung und Gestaltung weltweiter Vertragsmanagement-Strategien näher beleuchtet und die Best Practices von Unternehmen mit einem sehr guten Vertragsmanagement untersucht.

"Im Zuge der Globalisierung eröffnen sich viele Gewinnchancen für Vertragsmanagement-Experten ", meint Andrew K. Reese, Redakteur des Supply&Demand Chain Executive Magazine (S&DCE). "Doch gleichermaßen müssen sie auch neue Herausforderungen meistern, wie unter anderem höhere Vertragsvolumina, Wahrung der Rechte am geistigen Eigentum auch im Ausland, unterschiedliche und sich stets ändernde regulatorische Anforderungen oder auch die Notwendigkeit, die Risiken zu minimieren, die sich aus unterschiedlichen Gerichtsbarkeiten ergeben. Die Bedeutung eines effektiven Vertragsmanagements darf somit auf keinen Fall unterschätzt werden."

Was treibt Contract Management voran?
Obwohl die Ziele "mehr Ausgaben bewältigen" und "Reduzierung von Durchlaufzeiten" aus Sicht des Supply Managements von immenser Bedeutung sind, verdeutlicht die S&DCE Studie, dass die Haupt-Antriebsfeder für die Automatisierung des Vertragsmanagements oft die Compliance ist. Das hat auch seinen Grund: Industrieeinschätzungen zufolge sind lediglich 65 Prozent aller Transaktionen in einem Unternehmen auch vertragskonform.

Aber genau die unternehmensweite Compliance ist ein Bereich, mit dem ein Großteil der Befragten nach eigener Angabe immer noch zu kämpfen hat. Dies liegt vor allem daran, dass eine unternehmensweite Compliance ein Zusammenspiel vieler Abteilungen und Funktionen erfordert - von der Rechts- über die Finanzabteilung bis hin zum Einkauf.

"Nur wenige der befragten Unternehmen geben an, über ein zentralisiertes oder zentral geleitetes Vertragsmanagement zu verfügen", führt Reese weiter aus. "Hinzu kommt, dass viele keine Standardprozesse im Vertragsmanagement implementiert haben. Sie arbeiten mit hauseigenen Systemen aus Tabellen und Datenbanken, die weder die nötige Skalierbarkeit aufweisen, noch die entsprechenden Zugriffsmöglichkeiten erlauben und keinerlei Transparenz bieten. Dies sind aber Faktoren, die für eine abteilungs- und funktionsübergreifende Zusammenarbeit unerlässlich sind."

Die Herausforderungen
Hochdisparate und inkonsistente Prozesse sowie Schwierigkeiten bei Suche und Abfrage von Vertragsdaten sind - neben der Compliance - weitere große Herausforderungen im Vertragsmanagement, so die Mehrzahl der Umfrageteilnehmer.

Reese erläutert: "Interessanterweise stimmen die Herausforderungen mit den Funktionalitäten überein, die sich die Befragten von einer Contract Management-Lösung erhoffen. Das zeigt das große Potenzial für Unternehmen, Prozesse durch die Automatisierung ihres Vertragsmanagements effizienter zu gestalten."

Folgende Lösungsfunktionalitäten wurden von den Befragten als unbedingt notwendig für eine "Contract Management"-Lösung identifiziert:
>> Compliance-Reporting
>> Digitale Vertragsarchivierung und Suchmöglichkeiten
>> Integration mit ERP, eProcurement und anderen Systemen für funktionsübergreifende Compliance
>> Online durchsuchbare Bibliothek von freigegebenen Vertragstermini und Vorlagen
>> Kollaborative Vertragsentwicklung und -bearbeitung
>> Elektronische oder digitale Möglichkeit der Signaturerstellung

"Eine umfassende Lösung zum Vertragsmanagement kann einen systematischen Prozess für die Erstellung, Durchführung, Archivierung, Compliance und Analyse von Verträgen in einem Unternehmen ermöglichen. Dies hilft bei der Optimierung der betrieblichen Performance, der Kostenreduzierung und der Minimierung von Risiken", erklärt Reese. "Durch die richtigen Investitionen in Technologie, Personal und Weiterbildung legen Unternehmen heute bereits den Grundstein für eine profitable und risikofreie Zukunft." (Ariba: ra)