Prüfansätze für Dokumentenmanagementsysteme
Mit der Einführung und dem Betrieb eines DMS sind vielfältige Chancen und Risiken verbunden
Neben der Ausgestaltung der einzelnen Verarbeitungsschritte im DMS ist daher auch zu prüfen, ob die erforderlichen Überwachungsmechanismen vorhanden sind
Von Thomas Davids
Für Dokumentenmanagementsysteme (DMS) scheint auf den ersten Blick lediglich eine geringe Prüfnotwendigkeit zu bestehen, weil "nur" Papierdokumente in "bunte Bilder" umgewandelt und abgelegt werden. Tatsächlich sind mit der Einführung und dem Betrieb eines DMS vielfältige Chancen und Risiken verbunden. Dieser Artikel thematisiert die Funktionsweise eines DMS sowie mögliche Risiken einer Implementierung und gibt Anregungen für Prüffragen.
Beim Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems ist vom Unternehmen zu entscheiden, ob das Dokumentengut "früh" oder "spät" eingescannt und damit in Dateien umgewandelt werden soll.
Beim frühen Scannen findet das Scannen vor der Bearbeitung und beim späten Scannen nach erfolgter Bearbeitung statt. Daneben sind auch Mischformen denkbar, bei denen ein Teil des Dokumentenguts früh und ein anderer Teil spät gescannt wird. Dies kann sich anbieten, wenn Unterlagen zum Beispiel im Servicebereich eines Unternehmens vom Kunden abgegeben und dort direkt bearbeitet werden können.
Dieser Beitrag aus der Zeitschrift für Interne Revision (ZIR) (Ausgabe 2, 2020, Seite 63 bis 69) wurde von der Redaktion von Compliance-Magazin.de gekürzt.
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Im Überblick
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