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Best Practices für Maßnahmenvereinbarung

Follow-Up: Worauf es bei der Maßnahmenvereinbarung ankommt
Die Wirksamkeit der Revision durch adressatengerecht vereinbarte Maßnahmen erhöhen

Anja Pixa

Täglich treffen wir als Prüfende in unseren Prüfungen Feststellungen und formulieren dazu Maßnahmen. Idealerweise sind unsere Feststellungen und Maßnahmen einvernehmlich vereinbart und abgestimmt. Eingeholt von der Wirklichkeit treffen wir auf langwierige Diskussionen mit dem Fachbereich, mühevoll errungene Kompromisse und nicht erledigte Maßnahmen in unserem Follow-up.

Mit einer Feststellung wird im Optimalfall durch die erfolgreich umgesetzte Maßnahme ein Mehrwert für die Organisation geschaffen, weil die Ursache beseitigt wurde. Um als Revision wirksam zu sein, ist es also umso wichtiger, dass die Maßnahmen auch abgearbeitet werden, sonst tritt dieser Mehrwert nicht ein. Doch die Maßnahmenvereinbarung ist kein hoffnungsloses Unterfangen. Schauen wir gemeinsam durch die Brille der Geprüften.

Rund um das Follow-up gibt es eine Vielzahl von Erfahrungen: Das fängt bei der Formulierung der Feststellung und der Ursachensuche an, geht bei der einvernehmlichen Vereinbarung von treffenden Maßnahmen weiter und zieht sich durch bis zur Nachverfolgung der Maßnahmen. Oft klagen wir darüber, dass Feststellungen nicht erledigt werden oder im Nachhinein Missverständnisse über Inhalt, Frist und insbesondere Maßnahmen bestehen. Die Suche nach Gründen gestaltet sich schwierig. Ernüchtert stellt man fest: "Da haben wir wohl aneinander vorbeigeredet." Oder man muss konstatieren: "Die verstehen uns einfach nicht." Wenn man sich jedoch vor Augen führt, dass jeder Mensch bevorzugte Denkmuster hat, kann man diese Muster bewusst ansprechen und Missverständnissen frühestmöglich begegnen und wirksam gegenlenken.

Dieser Beitrag aus der Zeitschrift für Interne Revision (ZIR) (Ausgabe 2, 2022, Seite 77 bis 81) wurde von der Redaktion von Compliance-Magazin.de gekürzt.
In voller Länge können Sie ihn und weitere hier nicht veröffentliche Artikel im ZIR lesen.

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